Jahresrückblick 2020: Welche Themen uns und unsere Kunden bewegt haben

Üblicherweise beginnen die ersten Nachrichten des neuen Jahres mit Informationen, was sich alles zum 01. Januar in Bezug auf steuerliche und andere Rahmenbedingungen geändert hat und nun entsprechend umzusetzen ist.

Bevor wir in unserem NORIAN Blog mit neuen Inhalten ins Jahr 2021 starten, möchte ich in diesem Blog noch einmal die Schwerpunkt-Themen Revue passieren lassen, die uns wie auch unsere Kunden in 2020 bewegt haben: Das soeben abgelaufene Jahr war in vielerlei Hinsicht ein außergewöhnliches - wir alle wurden von und mit Themen überrascht beziehungsweise konfrontiert, die wir noch vor zwölf Monaten in ziemlich weiter Ferne gesehen bzw. gar nicht „auf dem Radar gehabt“ haben.

Covid-19 sorgt für Transparenz über „unerledigte Hausaufgaben“ im Unternehmen

Die Pandemie mit dem bis dato unbekannten Virus hat uns in den letzten zehn Monaten in vielerlei Hinsicht vor neue und besondere Herausforderungen gestellt. Gleichzeitig hat sie aber auch an vielen Stellen in den Unternehmen Schwachstellen wie auch unerledigte To do's aufgedeckt und uns wieder in Erinnerung gerufen, die bislang aus vielerlei Gründen nicht bearbeitet/abgeschlossen worden sind.

Spätestens mit der Notwendigkeit, diverse Tätigkeiten im Finanz- und Rechnungswesen vom „Home Office“ aus erbringen zu müssen hat sich in vielen Unternehmen herausgestellt, dass man nicht bzw. nicht ausreichend hierauf vorbereitet ist, sei es aufgrund von zum Beispiel

• veralteten und ineffizienten Systemen und Technologien,
• Prozessen, deren Erbringung von einzelnen Mitarbeitern abhängig ist,
• mangelnder Dokumentation von Prozessen und Arbeitsabläufen,
• manueller Abwicklung von Einkaufsprozessen,
• manuelle/händische Bearbeitung und Freigabe von Lieferantenrechnungen sowie,
• (noch) nicht implementierten elektronischen Unterschriften im Bankenabwicklungs- und Zahlungsverkehr.

Notwendigkeit für Modernisierungen und Kosteneinsparungen in bisher „ausgeklammerten“ Unternehmensbereichen

Pandemie-bedingte Umsatzausfälle haben im 2020 bei vielen unserer Ansprechpartner auf Kundenseite auch die Notwendigkeit zur Vorbereitung und Umsetzung von Kosteneinsparungsmaßnahmen herbeigeführt. Einerseits: Aus unseren Gesprächen wissen wir, dass Kernbereiche in den Firmen wie beispielsweise Forschung & Entwicklung oder die Produktionsabläufe schon seit jeher auf Effizienz, automatisierte und optimierte Abläufe „getrimmt“ worden sind. Andererseits: Die Verwaltungsbereiche wie das Finanz- und Rechnungswesen oder auch die Personalabrechnung sind in der Vergangenheit hierbei meist außen vorgelassen worden. Die Gründe hierfür sind vielfältig haben aber letztlich leider dazu geführt „we are where we are“.

Nutzung der Pandemie als Chance, um sich gestärkt für die Zukunft vorzubereiten

Ein Thema, welches bereits vor Covid-19 in zahlreichen zumeist größeren Unternehmen ziemlich weit oben auf der Agenda gestanden hat, ist das Thema Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA). Die Pandemie mit ihren Implikationen hat aufgezeigt, dass man sich damit resistenter vor zum Beispiel personalbedingten Abhängigkeiten aufstellen kann.

In unserem entsprechenden Blog haben wir beschrieben, wie es ist, wenn plötzlich neue „digitale“ Kollegen in der Belegschaft aufgenommen werden und dauerhaft - ohne jeglichen Urlaub und Freizeit - tätig werden.

Im Dialog mit an RPA interessierten Kunden sind wir insbesondere im zweiten Halbjahr 2020 mit Fragestellungen zu entsprechenden Umsetzungsprojekten nach Ablauf der Pandemie kontaktiert worden. Unsere klare und eindeutige Empfehlung war und ist hierzu: Bitte starten sie JETZT damit und warten Sie nicht, bis alles vorbei ist: RPA-Projekte sollte man bereits jetzt in Zeiten von Covid-19 starten und beginnen umzusetzen.

Zusammenarbeit mit spezialisierten Partnern als elementarer Baustein für eine „krisen-unabhängigere“ Zukunft

Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass zahlreiche der zu Beginn dieses Blogs aufgeführten „Hausaufgaben“ in der Vergangenheit häufig nicht erledigt worden sind, weil es entweder an Zeit oder Ressourcen gemangelt hat. Unter dem Einfluss der Pandemie und den teilweise existenzbedrohenden Auswirkungen hieraus hat sich zwischenzeitlich hierzu jedoch die Erkenntnis durchgesetzt, dass es „jetzt passieren muss, weil es sonst zu spät sein kann“. Ebenso gibt es nach diesem ereignisreichen Jahr 2020 in vielen Firmen auch nicht mehr entsprechende „Schutzschilde“, die manche Unternehmensbereiche davon ausklammern, bezüglich Reorganisation und Evaluierung von möglichen Kostensenkungsmaßnahmen entsprechend untersucht zu werden.

Dazu gehören sehr häufig jene Abteilungen, die nicht zum Kerngeschäft zählen wie beispielsweise die Bereiche im Finanz- und Rechnungswesen oder der Personalabrechnung. Die Zusammenarbeit mit spezialisierten externen Partnern in diesen Bereichen anstelle weiterhin alles selbst zu erledigen kann eine Alternative sein, diesen Bereich sowohl kosten- wie auch Know how/system-technisch auf „das nächste Level zu bringen“ und damit einhergehend viele der zitierten überfälligen To do’s zu erledigen.

In der Diskussion mit Firmen, die sich hiermit eingehender beschäftigen, haben wir im abgelaufenen Jahr Fragestellungen wie die nachfolgenden erhalten:

• Welche Kosten kann ich einsparen, wenn ich mit einem entsprechenden Partner zusammenarbeite? 
• Sind wir als Unternehmen hierfür überhaupt geeignet? 
• Bei welchen von meinen „Hausaufgaben“ kann mir ein Partner helfen? 
• Müssen bestimmte Vorarbeiten erledigt sein, bevor man mit einer Zusammenarbeit beginnt? 
• Nach welchen Kriterien sollte man einen Partner auswählen beziehungsweise wer ist der am besten geeigneten Anbieter hierfür?
• Was ist hierbei bezüglich Robotergesteuerter Prozessautomatisierung zu beachten? 
• Welches sind die häufigsten Fehler, die es in der Zusammenarbeiter mit einem externen Partner zu vermeiden gilt? 

„Let’s get started“

Zusammenfassend aus den Dialogen und Diskussionen mit unseren Kunden in 2020 lässt sich sagen, dass die Bereiche des Finanz- und Rechnungswesens wie auch der Personalabrechnung vor diversen Herausforderungen im Kontext Kostensenkung und „digitaler Modernisierung“ stehen. Dabei ist die Covid-19-Situation die dringendste Motivation.

Die Zusammenarbeit mit spezialisierten externen Partnern für die Erledigung bestimmter Aufgaben wie auch der Implementierung von Robotergesteuerter Prozessautomatisierung (RPA) reduziert den Investitionsbedarf und führt schneller zu den erforderlichen Ergebnissen. Dinge alleine und selbst zu erledigen ist hierbei vielfach eine Einbahnstraße, weil die erforderlichen Kompetenzen nicht zur Verfügung stehen beziehungsweise es zu kostenintensiv ist, diese alleinig hierfür als neue Arbeitskräfte zu rekrutieren.

Zwei weitere wichtige Aspekte dabei sind:

• Sie müssen nicht erst warten, bis die Corona-Pandemie vorbei ist, um loszulegen und
• es ist nicht eine Frage der Unternehmensgröße; auch für kleine und mittelgroße Unternehmen können die aufgezeigten Lösungsansätze durchaus eine sinnvolle Option sein.

In diesem Sinne allen unseren Blog Abonnenten ein erfolgreiches Neues Jahr und let’s get started in 2021!