Bei der Auswahl eines Partners für die Auslagerung von Finanz- und Rechnungswesen Prozessen sollten einige wichtige Kriterien von entscheidender Bedeutung sein.
Als Verantwortlicher hatten Sie bereits mehrere interne Runden mit den anderen Funktionsträgern, die an der Bewertung des Outsourcings von Finanzfunktionen im Unternehmen beteiligt sind. Sowohl CFO's, Schlüsselpersonen in der Finanzabteilung als auch häufig die Personalabteilung oder der Betriebsrat haben in einem solchen Prozess Argumente und Ansichten.
Nachdem Sie sich für eine solche Veränderung entschieden haben, ist es wichtig, bei der Auswahl eines Outsourcing Partners genauso analytisch zu sein. Hier sind die wichtigsten Kriterien basierend auf meiner Erfahrung.
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KOSTENEFFEKTIVITÄT
Der Preis für ein solches Outsourcing ist ein wichtiger Faktor, insbesondere wenn das Ziel darin besteht, die Betriebskosten des Unternehmens nachhaltig zu senken. Ein Anbieter, der von einem (geographisch) nahe gelegenen Nearshore Standort aus operiert, hat die besten Voraussetzungen, um dies zu erreichen, da die Betriebskosten niedriger sind als in Deutschland.
Gleichzeitig ist es nicht zu weit entfernt, um Abstimmungen und Meetings physisch durchzuführen, Sie befinden sich vermutlich in derselben Zeitzone (oder nicht weit davon entfernt) und die kulturellen Unterschiede sind überschaubar. Dies sind Bedingungen, die das Outsourcing so effizient wie möglich machen und somit zur Reduzierung der Kostenbasis beitragen.
QUALITÄT
Das Niveau dessen, was ein Outsourcing Partner liefert, muss hoch sein. Es geht sowohl um die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, die Zurverfügungstellung von Technologie als auch um Kompetenz. Schauen wir uns zuerst die legalen Vorgaben an.
Die gesetzlichen Anforderungen sind anspruchsvoll und umfassend und der Partner muss diese beherrschen. Ein guter Outsourcing Partner verfügt über ein messbares Qualitätsmanagementsystem - und er sollte eine hohe Punktzahl in der Bewertung desselbigen erzielen. Bei NORIAN basiert dieses System auf ISO-Anforderungen und wir sind in mehreren Ländern ISO-zertifiziert - genau um unsere Konformität entsprechend dokumentieren zu können. Darüber hinaus ist es wichtig, dass ein Datenschutzmanagementsystem implementiert wurde und der Outsourcing Partner dokumentieren kann, dass für ihn einerseits das Thema Datenschutz sehr wichtig ist und er andererseits die DSGVO und andere entsprechende Vorschriften einhält.
TECHNOLOGIE
Der richtige Einsatz technologischer Hilfsmittel ist sowohl für die Qualität als auch für den Preis von entscheidender Bedeutung. Manuell durchgeführte Arbeitsabläufe erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass jemand einen Fehler macht. Daher kann ein Outsourcing Partner, der die Automatisierung von Prozessen beherrscht, eine konstante Qualität der Dienstleistungserbringung sicherstellen. Gleichzeitig reduzieren weniger manuelle Routineaufgaben den Personalbedarf und damit die Kosten für den Kunden.
Wir haben bereits einen erheblichen Anstieg bei der Automatisierung von Prozessen in der Buchhaltung und in der Lohn- und Gehaltsabrechnung gesehen, und ich gehe davon aus, dass dies noch viele Jahre so bleiben wird. Von der Kostenseite her betrachtet ist es zunächst teuer, Pionier bei der Verwendung von Robotergesteuerter Prozessautomatisierung (RPA) zu sein, aber bei NORIAN haben wir gesehen, dass dies letztendlich zu einem erheblichen Mehrwert für die Kunden wird.
KOMPETENZ
Die Kompetenz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Outsourcing Partners ist entscheidend für zufriedenstellende Dienstleistungen. Und denken Sie daran, dass Kompetenz auch etwas mit Aktualität zu tun hat. Das Fachpersonal muss nicht nur solide ausgebildet sein, sondern auch ständig über Vorschriften, Prozesse und Technologien informiert und auf dem Laufenden gehalten werden.
Bei NORIAN erkennen wir dies innerhalb der NORIAN Academy, wo die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen Entwicklungsplan einhalten müssen. Die Strategie besteht darin, ihnen trotz aller Rahmenbedingungen einen Freiraum für Innovationen einzuräumen. Wenn Personen im Rahmen ihrer Arbeit für einen Kunden neue und bessere Prozess- und Arbeitsabläufe entwickeln, verfügen wir über ein System zur Dokumentation und Qualitätssicherung der jeweiligen Verbesserungen.
Diese Erfahrungen werden genutzt, um eine Grundlage für bessere und intelligentere Prozessabläufe für alle Kunden zu entwickeln.
ZUSAMMENARBEIT
Sie haben wahrscheinlich bemerkt, wie all diese verschiedenen Themen miteinander verbunden sind: Kompetenz und Technologie tragen zu Konformität in der Einhaltung von Kunden- wie auch gesetzlichen Vorgaben sowie der Sicherstellung von hoher Qualität bei. Die geographische Lage in Nearshore Produktionsstandorten in Kombination mit hoher Kompetenz trägt zu niedrigen Kosten bei, ohne dabei Kompromisse in der Qualität eingehen zu müssen. Sowohl der intelligente Einsatz von Technologie als auch die Entwicklung immer besserer Prozesse tragen dazu bei, das Kostenniveau auf einem akzeptablen Niveau zu halten und damit günstiger als vor Durchführung des Outsourcings zu sein.
Ich glaube, in die Wahl des Outsourcing Partners sollte daher zudem berücksichtigt werden, wie der Partner arbeitet, um diese Zusammenarbeit kontinuierlich weiterzuentwickeln, welche Art von Unternehmenskultur es in dessen Organisation gibt und wie es ist, eng mit diesen Menschen auf der Seite des Outsourcing Partners zusammenzuarbeiten.
In der Summe ist dies, wonach Sie suchen sollten: Der beste Outsourcing Partner arbeitet systematisch, um sicherzustellen, dass die verschiedenen Elemente vorhanden und gut miteinander verknüpft sind, da dies eine Voraussetzung für die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen ist.
