Sobald Sie sich entschieden haben, Finanz- und Rechnungswesen Prozesse in Ihrem Unternehmen auszulagern, ist es wichtig, einen Outsourcing Partner zu finden, der zum einen diese Dienstleistungen entsprechend liefern kann der aber auch tatsächlich mit Ihnen „zusammenarbeitet“. Die Auswahl eines solchen Partners kann idealerweise systematisch durchgeführt werden. Ich habe einige Kriterien zusammengestellt, die hierbei befolgt und berücksichtigt werden sollten.
Egal, ob Sie „klein“ anfangen, indem Sie die Bearbeitung von Lieferanten Rechnungen oder in größerem Umfang die gesamte Buchhaltung auslagern möchten - es sind beides wichtige Funktionen, die Sie dabei einem externen Outsourcing Partner überlassen. Und ich sehe das als grundlegend: Die Finanzfunktionen sind in Teile Ihres Kerngeschäfts integriert; der Outsourcing Dienstleister muss deswegen die Rolle eines Partners haben - nicht nur die eines Fremdanbieters.
Der Auswahlprozess sollte klare Anforderungen an bestimmte Themenfelder wie auch eine Reihe von zu erfüllenden Eigenschaften stellen:
- Qualität;
- Preis;
- Kompetenz;
- Technologie;
- Weiterentwicklung von Prozessen;
- Service Governance Modell.
Schauen wir uns diese ein wenig näher im Detail an:
QUALITÄT
Es ist wichtig, dass Sie eine Vorstellung davon haben, wie Sie die Qualität messen möchten und wie dies weiterverfolgt werden sollte. Es bietet mehr Sicherheit, wenn der Outsourcing Partner eine Reihe von Qualitätssicherungsmaßnahmen implementiert hat, um seine eigenen Leistungen messen zu können.
Und sprechen Sie mit anderen: Ein erfahrener Outsourcing Partner hat gute Referenzen von anderen Unternehmen, auf die er verweisen kann, vorzugsweise mit identischem oder ähnlichem ERP System, das bei Ihnen auch im Einsatz ist.
PREIS
Kosteneinsparungen sind mitunter ein Hauptgrund, weshalb Prozesse ausgelagert werden. Das Outsourcing an einen Partner, der überwiegend in Deutschland seine Dienstleistungen produziert - das sogenannte „Onshoring“ - hat kostentechnisch meist nur begrenzte finanzielle Auswirkungen, während ein Outsourcing Anbieter mit Produktionsstandorten im nahen (europäischen) Ausland („Nearshoring“) mit einem niedrigeren Kostenniveau gut positioniert ist, um Ihre Kosten nachhaltig zu senken.
Es ist ebenso hilfreich, Nearshoring gegen Offshoring zu bewerten: Offshoring bedeutet, die Aufgaben an einen Outsourcing Partner mit Produktionsstandorten im (geographisch) fernen Ausland (z. B. Indien oder Asien) zu verlagern. Die Kompetenz sollte hierbei nicht alleinig das ausschlaggebende Kriterium zur Bewertung sein; es sind hierbei insbesondere auch die Bewertung der sprachlichen und kulturellen Herausforderungen wie auch die Bedeutung von Zeitunterschieden (aufgrund der geographischen Entfernung) zu berücksichtigen.
Nearshoring beinhaltet die Zusammenarbeit mit Ressourcen in einem Land, das (geographisch) zwar näher liegt, aber gleichzeitig auch geringere Kosten verursacht. Polen und Litauen sind hierfür typische Beispiele. In diesen Ländern finden Sie mögliche Outsourcing Partner, die in die Entwicklung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern investiert haben, welche die deutsche Sprache beherrschen, in derselben/ähnlichen Zeitzone tätig sind und mit großer Motivation und Ehrgeiz ihre Dienstleistungen für Kunden im deutschsprachigen Raum erbringen.
KOMPETENZ
Unabhängig davon, wie günstig Sie die Dienstleistungen vom Outsourcing Partner einkaufen, müssen Sie aber auch einen Überblick darüber haben, dass dieser mögliche Partner über die von uns als „Lieferfähigkeit“ bezeichnete Kompetenz verfügt. Dies bedeutet, dass er in der Lage ist, die richtigen Ressourcen in ausreichender Menge bereitzustellen, welche für die mit Ihnen vereinbarten Aufgaben und Tätigkeiten benötigt werden.
Stellen Sie außerdem Anforderungen an eine bestimmte Flexibilität, damit Sie dringende Aufgaben über den vereinbarten Rahmen hinaus erledigen (lassen) können. Unvorhergesehene Probleme in Ihrem Unternehmen können ebenso auftreten, auch wenn Sie Finanz- und Rechnungswesen Prozesse ausgelagert haben und Sie müssen wissen, dass der Outsourcing Partner flexibel genug ist, damit umgehen zu können.
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TECHNOLOGIE
Verfügt der potenzielle Outsourcing Partner über Fachwissen und Erfahrung mit den bei Ihnen eingesetzten Applikationen und ERP Lösungen? Wenn Sie beispielsweise auf einen neuen Rechnungsprüfungs-Workflow oder ein neues ERP System wechseln möchten ist es wichtig, dass der Partner idealerweise über entsprechende Erfahrungen verfügt und vergleichbare Projekte auch schon durchgeführt bzw. begleitet hat. Sie müssen auch in der Lage sein, klare Vorstellungen darüber zu entwickeln und entsprechende Planungen anstellen, welche technologischen und technischen Vorbereitungen Sie als Kunde vor einem Outsourcing treffen müssen.
WEITERENTWICKLUNG VON PROZESSEN
Haben Sie das Gefühl, dass die ansonsten aufstrebenden Kolleginnen und Kollegen im Finanz- und Rechnungswesen Bereich nicht zu den Ersten gehören, die nachhaltige Ideen und Vorschläge für Prozess-Innovationen und -Verbesserungen einbringen? Es ist nicht ungewöhnlich, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in diesen Bereichen ein wenig zurückhaltend mit Veränderungen umgehen. Und wenn sie Ideen haben, wie sie Prozesse intelligenter gestalten können, fehlen ihnen möglicherweise die Fähigkeiten, diese entsprechend umzusetzen.
Ein guter Outsourcing Partner wird sicherstellen, dass Sie viele Verbesserungsvorschläge von ihm erhalten, mit denen Sie weiterarbeiten können. Bei NORIAN haben wir die Identifizierung von prozessualen Entwicklungsmöglichkeiten mithilfe eines Lean-Konzeptes in ein ganzheitliches System integriert. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit Prozessen und Abläufen für ein Unternehmen wie Ihrem arbeiten, suchen mit einem systematischen Ansatz nach Verbesserungs- und/oder Entwicklungsmöglichkeiten.
Sie „protokollieren“ tagtäglich ihre Anregungen und Ideen. Basierend darauf können wir Prozesse und neue Lösungen bewerten und weiterentwickeln, die zum einen zu mehr Effizienz und besserer Qualität führen und zum anderen zur Kostensenkung beitragen können.
Wir nutzen diese Erfahrungen, um optimierte und intelligente, aber auch neue Methoden und Prozesse zu entwickeln, von denen später alle Kunden profitieren können.
SERVICE GOVERNANCE MODELL
Ein transparenter und beherrschbarer Prozess für die Umsetzung und den operativen Betrieb des Outsourcing-Vertrages ist ebenso ein kritischer Erfolgsfaktor. Fragen Sie den Outsourcing Partner nach seinem Governance Modell und den Tools, die vorgesehen sind und zur Verfügung stehen, um den reibungslosen Ablauf der Zusammenarbeit auf verschiedenen Ebenen in der Projekt-/Start- und späteren Betriebsphase zu gewährleisten
- auf strategischer Ebene,
- auf taktischer Ebene wie auch auf
- operativer Ebene.
Denken Sie gerne an ein „Partner Management“, aber in kontrollierter Form: Sie müssen einen Überblick und eine ausreichende Kontrolle darüber haben, was in allen Phasen geschehen soll. Gleichzeitig müssen Sie von Zeit zu Zeit aber auch die „Zügel loslassen“, damit der neue Partner genug Möglichkeiten hat, das Geschäft kennenzulernen und seine Weiterentwicklungen umzusetzen.
Beachten Sie auch, dass vor einer solchen Zusammenarbeit nicht alle Abläufe zwingend detailliert beschrieben und/oder vorhanden sein müssen.
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EINE FRAGE DES VERTRAUENS
Bei der endgültigen Wahl des Outsourcing Partners entscheiden mehrere Kriterien - Qualität, Preis und Leistungsfähigkeit gehören zu den wichtigsten. Wenn Sie im Laufe der Zeit mehr aus der Partnerschaft herausholen möchten, sollten Sie einen Partner aussuchen, der sich darüber bewusst ist, immer bessere Qualität und intelligentere Abläufe und Prozesse zu entwickeln. Es erfordert ein Vertrauensverhältnis, welches es selbstverständlich macht, dass Sie das Partner Management nicht übertreiben, sondern dem Outsourcing Partner einen gewissen Spielraum für solche Weiterentwicklungsaktivitäten einräumen ihn aber auch gleichzeitig dabei unterstützen.
Dann erhalten Sie als Unternehmen die bestellten Dienstleistungen - und mehr darüber hinaus.
