Sind Sie aufgrund fehlender oder mangelhafter Beschreibung der Arbeitsprozesse Ihrer Finanzabteilung dazu geneigt, einen Auslagerungs-Prozess dieser Bereiche einzuleiten? Ich widerlege diesen Mythos und schlage stattdessen eine Beschreibung der AS IS-Situation vor.
Es ist nicht ungewöhnlich im Dialog mit Unternehmen, die eine Auslagerung erwägen, solche Aussagen zu bekommen: "Wir haben so viele spezielle und undokumentierte Routinen, und wir haben nicht alles dokumentiert, also müssen wir diese Prozessbeschreibungen erst in Ordnung bringen, bevor ...".
Nein - in der Tat müssen Prozessbeschreibungen nicht dokumentiert oder in Ordnung gebracht werden, bevor man eine solche Aktivität beginnt. Wenn wir die Zusammenarbeit mit einem neuen Kunden beginnen, fragen wir zwar nach den vorhandenen Beschreibungen, aber die Zusammenarbeit endet nicht dort, wo diese vielleicht fehlen.
Die Wahrheit ist allerdings auch, dass wir in vielen Fällen nur sehr wenige Prozessbeschreibungen erhalten. Das macht das Einsammeln und Zuordnen der Informationen etwas anspruchsvoller, aber gleichzeitig gehen wir auch den Dingen auf den Grund und erhalten so eine bessere Ausgangssituation für die Verbesserungsarbeit.
Sich mit dem Kunden zusammensetzen
Nachdem wir die Prozessbeschreibungen vom Kunden erhalten haben, führen wir im nächsten Schritt einen Workshop durch, in dem wir gemeinsam die Einzelheiten zu den jeweiligen Prozessen durchgehen, welche für die Auslagerung vorgesehen sind. Diese Art von Workshops dauern meist etwa bis zu zwei Tage und dort erhalten wir in der Regel eine Vielzahl der Informationen, welche wir benötigen.
Auf der Grundlage dessen, was während des Workshops geklärt wurde, beginnen wir mit der Arbeit an den neuen Prozessbeschreibungen. Sie als Kunde erhalten einen Entwurf und die Möglichkeit zur Kommentierung, bevor wir zur Implementierungs-Phase übergehen und mit dem beginnen, was wir "sich mit dem Kunden zusammensetzen" nennen.
Ein "Zusammensitzen mit dem Kunden" beginnt, nachdem die vertragliche Vereinbarung zur Auslagerung von bestimmen Prozessen von beiden Seiten unterzeichnet wurde. Dann setzen sich Mitarbeiter aus unserem Team für die Erstellung der Prozessbeschreibung zusammen mit Ihren Mitarbeitern in der Finanzabteilung, um sowohl einander wie auch die Prozesse besser kennenzulernen als auch zu sehen, wie die Beschreibungen in der täglichen Praxis angewendet werden. Dies dauert in der Regel drei bis fünf Tage.
Dieses "Zusammensitzen" ist eine gute Gelegenheit, fehlende Prozessbeschreibungen, Gewohnheiten und schon existierende Beschreibungen, die einer Aktualisierung bedürfen, zu klären.
Beispiele für fehlende oder unklare Prozessbeschreibungen
Ein oft vorkommendes Beispiel sind Übersichten hins. der jeweiligen Verantwortungen für die Rechnungsgenehmigung. Sie sind oft nicht auf dem aktuellen Stand oder dokumentiert, sondern werden meist in den Köpfen derer festgehalten, die damit arbeiten. Diese Form der Dokumentation wird immer dann anfällig und zum Problem, wenn jemand krank ist oder das Unternehmen verlässt.
Fehlende Beschreibungen in Prozessen, bei denen es zu vielen bzw. komplexeren Buchungen kommt, sind ein weiteres Thema: Wie wird vorgegangen, wenn Bestellungen ausgelöst werden, welche dann nicht mit den späteren Rechnungen übereinstimmen? Sehr oft klafft eine Lücke zwischen formalen und operativen Verantwortlichkeiten, und oft werden dabei Tricks und Tipps angewendet, die Sie in keiner Prozessbeschreibung finden.
Sobald diese Phase abgeschlossen ist, werden wir die Finalisierung der Prozessbeschreibungen vornehmen, unabhängig davon, ob der Kunde seine eigene bereits hatte oder nicht. Nach Abnahme der aktualisierten Version durch den Kunden können wir mit unserem Teil der operativen Arbeit beginnen.
Erfahren Sie mehr:: Welche Kosteneinsparungen kann ich durch die Auslagerung des Finanz- und Rechnungswesens erzielen?
Fehlende Prozessbeschreibung = Outsourcing erforderlich?!
Ein weiterer Vorteil der Auslagerung bestimmter Geschäftsprozesse besteht darin, dass Sie ein Benchmarking oder einen Vergleich mit dem erhalten, was ein professioneller Anbieter in diesem Bereich für die beste Vorgehensweise hält. Dies gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, noch besser zu werden.
Wie auch immer, ich glaube, dass bestehende Prozessbeschreibungen mit neueren Dokumentationen durchaus in Frage gestellt werden sollten – und das kontinuierlich. Und wenn es in Ihrem Unternehmen keine schriftlichen Prozessbeschreibungen gibt, ist das, wenn Sie mich fragen, ein noch größerer Grund, Unternehmensbereiche auszulagern.
