Robotisierung, Automatisierung, effizientere Abläufe und bessere Strukturen und Routinen. Sehen Sie Möglichkeiten und Optionen, die Aufgaben in Ihrem Finanzbereich weiterzuentwickeln, aber es fällt Ihnen schwer, voranzukommen? Sie befürchten nicht allein, dass ein Verbesserungsprozess mehr kostet als er in Wirklichkeit im Ergebnis bringt. Outsourcing kann eine Reihe von diesen Problemen lösen.
Durch die Auslagerung der Finanz- und Rechnungswesen Prozesse und die Etablierung eines sogenannten BPO kann das Unternehmen Kosten senken und Abläufe und Routinen weiterentwickeln, die wesentlich effizienter als die aktuellen Prozesse sind. Ich habe mir einige typische Kostentreiber angesehen, bei denen durch Outsourcing in den meisten Fällen Einsparungen erzielt werden können.
was bedeutet BPO
BPO steht für Business Process Outsourcing und bedeutet, dass ein externer Dienstleister einen oder mehrere der Aufgaben oder Geschäftsprozesse im Unternehmen übernimmt. Dies ist besonders häufig in den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen als auch Personal- und Reisekostenabrechnung der Fall, wo der externe Anbieter Skaleneffekte erzielen und bessere Rahmenbedingungen für Investitionen in Automatisierung und intelligente Lösungen haben kann.
Typische BPO Aufgaben können zum Beispiel sein:
- Fakturierung,
- buchhalterische Abwicklung der Lieferantenrechnungen,
- Zahlungsverkehr,
- Reisekostenabrechnung
- oder weitere Aktivitäten im Finanz- und Rechnungswesen.
Wenn die Aufgaben definiert sind, können wir uns genauer ansehen, was BPO zur Verbesserung beitragen kann:
Ineffiziente Arbeitsabläufe
Wenn die Finanzabteilung ineffizient ist und keine strukturierten und guten Arbeitsabläufe hat, kostet das nicht nur in dieser Abteilung zusätzliche Zeit und Ressourcen. Dies betrifft dann auch meist andere Bereiche und hat auch Auswirkungen auf das Kerngeschäft im Unternehmen. Gleiches gilt, wenn es an Kompetenz zur Automatisierung von Tätigkeiten mangelt.
Wenn Sie sich oder Ihre Firma in Teilen davon wiedererkennen, kann BPO eine Lösung sein, da ein externer Partner über das Fachwissen und die Technologie verfügt, die Ihrem Unternehmen möglicherweise fehlen.
Veraltete Technologie
Unzureichende oder veraltete Software und Technologie können eine Hauptursache für ineffizientes Arbeiten sein. Gleichzeitig kann es sowohl ein Ressourcen- als auch ein finanzielles Problem sein, notwendige Aktualisierungen und erforderliche Upgrades vorzunehmen. Es erfordert sowohl zeitlichen Aufwand als auch Kosten, um mit technischen Lösungen auf dem Laufenden zu bleiben. Gleiches gilt für die Nutzung von Kompetenz- und Wissensportalen, um immer up to date zu sein.
Ein guter Outsourcing Partner hält Sie in diesen Bereichen auf dem Laufenden. Gleichzeitig wird Ihr Unternehmen dadurch "infiziert", sodass Sie und andere Schlüsselpersonen über Technologie und Fachwissen auf dem Laufenden bleiben.
Fehlende Dokumentation und standardisierte Routinen
In Unternehmen ist es nicht ungewöhnlich, dass die Arbeitsabläufe ausschließlich in den Köpfen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der verschiedenen Abteilungen vorhanden sind und dass schriftliche Dokumentationen fehlen. Wenn diese Köpfe aus irgendeinem Grund nicht (mehr) verfügbar sind, ist die Folge oft, dass unnötig viel Zeit aufgewendet werden muss, um nach Informationen zu suchen, wie die Arbeit erledigt werden soll.
Kapazitätsherausforderungen
Es ist nicht unüblich, mit Schwankungen der Arbeitskapazitäten im Finanz- und Rechnungswesen Bereich zu kämpfen. Sie müssen sicherstellen, dass genügend Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorhanden sind, um die Spitzen in der Arbeitsbelastung bewältigen zu können. Dies wirkt sich auch auf die laufenden Kosten aus. Manche Unternehmen müssen als Folge von Kosteneinsparungen das Personal in der Finanzabteilung auf ein Minimum reduzieren und sind daher anfällig für Krankheit, Urlaub oder aber auch, wenn jemand kündigt und die Firma verlässt.
Durch das Outsourcing von Finanz- und Rechnungswesen Prozessen werden solche Herausforderungen weitaus geringer. Gleiches gilt für Ressourcen und Kosten im Zusammenhang mit der Anschaffung und dem laufenden Betrieb von Hard- und Software für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, da ein externer Outsourcing Partner sowohl für ausreichende Personalkapazitäten als auch für die erforderliche technische Ausstattung des Personals verantwortlich ist.
Lesen Sie hierzu auch: Kriterien für die Auswahl des richtigen Partners beim Outsourcing von Finanz- und Rechnungswesen Prozessen
Struktur, Technologie und Kapazität
Zusammenfassend kann BPO helfen, Probleme zu lösen hinsichtlich
- Struktur des Finanz- und Rechnungswesens;
- Dokumentation von Prozessen;
- Optimierung von Abläufen und Routinen;
- Einsatz moderner Technologien;
- Rechnungswesen Knowhow und -Kompetenz wie auch
- Personalressourcen und -Kapazitäten.
Ein erfolgreiches Outsourcing wird nicht über Nacht durchgeführt, sondern es erfordert einen guten Prozess zwischen Ihnen und dem richtigen Partner.
Wir haben einen Leitfaden zu diesem Themenbereich erstellt:
