Als Kaufmännischer Leiter in einem kleineren Unternehmen ist es oft schon anstrengend genug, sich gleichzeitig um die Beziehungen und Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und anderen externen Partnern zu kümmern.
Weniger „spannende“ administrative Verwaltungsaufgaben in den Bereichen Personal und Finanzen können dadurch schnell in der Warteschlange landen und sich unerledigt ansammeln - und in der (zeitverzögerten) Abarbeitung dadurch manchmal auch unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nehmen. Dies kann im schlechten Fall sogar zu einer kritischen Situation im Unternehmen führen. Viele Führungskräfte kleinerer Firmen, denen ich in meiner Tätigkeit begegne, stehen vor den gleichen Herausforderungen: Das Gleichgewicht zwischen strategischen Aufgaben einerseits und den etwas trivialeren Routineaufgaben in den Bereichen Finanzen, IT und Personal andererseits zu finden.
Die „echten“ Managementaufgaben sind deutlich spannender, während die Sicherstellung der Auszahlung von Löhnen und Gehältern, die Nachverfolgung von Rechnungen und andere Routineaufgaben weniger Beachtung finden – und auch häufig weniger gerne erledigt werden.
Dies kann negative Folgen haben: Der Kaufmännische Leiter eines Unternehmens gestand mir gegenüber ein, dass er unangenehme Diskussionen mit seinem Vorstand führen musste, nachdem er kürzlich eigentlich erfolgreich einen neuen Kapitalgeber gefunden hatte. Die „frisch“ zur Verfügung gestellten finanziellen Mittel waren lange erwartet und auch erforderlich, aber das meiste Geld war in überraschend kurzer Zeit schon wieder ausgegeben. Und er als hierfür Verantwortlicher hatte Schwierigkeiten, die genauen Gründe hierfür zu erklären, als er dem Vorstand Bericht erstatteten musste.
Wir werden hierauf nochmal später zurückkommen.
Die Kaufmännische Leitung als „Mädchen für alles“
Wir können ein wiederkehrendes Thema unter den Herausforderungen bei insbesondere kleineren Unternehmen beobachten: Mangelnde Fachkenntnisse und langjährige Erfahrung in den Verwaltungsprozessen. Die kleineren Firmen haben in diesen Bereichen üblicherweise nur eine kleine Anzahl von Mitarbeitern, die als „Allrounder“ eine Vielzahl verschiedenartiger Aufgaben erledigen und beherrschen müssen. Leider haben diese Personen oft aber kein tiefergehendes Fachwissen zur weiteren Verbesserung und Optimierung von Arbeitsabläufen.
In einem größeren Unternehmen gibt es häufig entsprechende Spezialisten, die sich hierum neben dem Tagesgeschäft in den Bereichen Finanzen, IT und Personal kümmern. Die Aufgaben in diesen Bereichen müssen aber auch in einem kleinen Unternehmen erledigt werden. Als hierfür verantwortlicher Kaufmännische/r Leiter/in passiert es oft, dass diese Person als „Mädchen für alles“ an vielen Stellen selbst persönlich unterstützen und tätig werden muss.
Darüber hinaus muss von dieser Person auch noch sichergestellt werden, dass in diesen Verwaltungsbereichen die entsprechenden Gesetze und Vorschriften eingehalten sowie die von Vorstand und Eigentümern getroffenen Entscheidungen umgesetzt werden. Die Definition von Rollen und die Kontrolle über Verfügungsberechtigungen ist auch in einer kleinen Organisation von zentraler Bedeutung.
All dies sind Aufgaben, die sowohl Fokus als auch zeitliches Engagement erfordern, und es ist dann nicht ungewöhnlich, dass diese aufgrund anderer Prioritäten „hinten runterfallen“ und zurückgestellt werden müssen.
Lesen Sie hierzu auch: Fehlt Ihnen als selbstständiger Unternehmer auch manchmal der Überblick über die Finanzen in Ihrer Firma?
(Wiedererlangte) Transparenz und Kontrolle über die Unternehmensfinanzen
Zurück zum Vorgang hins. benötigter Liquidität des Kaufmännischen Leiters: Eine Überprüfung der Abläufe ergab, dass zu großzügig Verfügungsberechtigungen erteilt wurden und es keine Kontrolle hierüber gab: Unter den rund 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern hatte fast die Hälfte der Personen entsprechende Berechtigungen, Einkäufe und Verfügungen zu veranlassen und somit den Abfluss von Liquidität aus dem Unternehmen heraus freizugeben. Ebenso war der Prozess hins. Liquiditätsüberwachung nur rudimentär organisiert mit dem Ergebnis, dass der Kaufmännische Leiter keinen Überblick über den Zu- und Abfluss von finanziellen Mitteln mehr hatte.
Wie ging es weiter: Das Unternehmen musste einen weiteren Kredit aufnehmen, um seine finanziellen Verpflichtungen erfüllen zu können. Gleichzeitig wurde aber auch die Zusammenarbeit mit einem professioneller Partner für Buchhaltung und Finanzen gestartet, welcher fortan das Gros der Routineaufgaben in diesen Bereichen erledigte. Auf diese Weise erlangte das Unternehmen (wieder) die Kontrolle über Cashflows, Verfügungsberechtigungen etc. und die Liquiditätssituation wurde spürbar beherrschbarer.
Unterstützung durch einen spezialisierten Dienstleister
Die Erfahrung aus dem geschilderten Sachverhalt ist, dass auch kleinere Unternehmen viel von der Unterstützung durch einen spezialisierten Partner profitieren können: Dann werden notwendige Routineaufgaben korrekt und zum richtigen Zeitpunkt ausgeführt, und Sie haben dann wieder umfänglich Kontrolle darüber, dass
- alle Leistungen an Ihre Kunden in Rechnung gestellt und auch zeitgerecht bezahlt werden,
- Sie Kontrolle über den Beschaffungsprozess und insbesondere die damit in Zusammenhang stehenden Liquiditätsabflüsse haben sowie
- es in Ihrer Buchhaltung keine Bearbeitungsrückstände mehr gibt und Sie somit hinsichtlich Bankguthaben, Forderungen und Verbindlichkeiten immer tagesaktuell sind.
Wenn Sie diese Aufgabengebiete von einem externen Partner erledigen lassen haben Sie fortan die benötigte Zeit für Ihr Kerngeschäft - Sie können sich mehr auf das konzentrieren, was Sie wirklich gut können und wollen.
Der externe Dienstleister wird zum internen Berater
Der nächste Schritt in der Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister kommt, wenn der Partner Ihr Unternehmen besser kennenlernt. Diese Entwicklungen und die daraus gewonnenen Erkenntnisse können dazu genutzt werden, um die Unternehmensabläufe aber auch die Finanzkennzahlen weiter zu verbessern. Üblicherweise stellt der Finanzbereich einen Monatsbericht zur Verfügung. Aber können Sie daraus wirklich ersehen, welche Einflussfaktoren zu Veränderungen in Bilanz und G+V geführt haben und welche Steuerungsaktivitäten sich dadurch ergeben?
Ein guter Dienstleister wird hierbei auch ein hilfreicher Berater sein, der dafür sorgt, dass Sie neben einem wirklichen Überblick auch eine echte Kontrolle über Geldflüsse und Liquidität erhalten und behalten werden.
Sie können sich nicht ganz zurücklehnen, sondern müssen auch einige Zeit mit dem Dienstleister verbringen, um mit ihm zusammen die Grundlagen für die Zusammenarbeit zu schaffen. Am Ende des Tages werden Sie aber in vielfacher Hinsicht davon profitieren und feststellen, dass dies eine gute Investition darin war, damit Sie sich fortan auf die wirklich strategischen Themen und deren Umsetzung in Ihrem Unternehmen fokussieren können.
