Arbeitstage mit langen Nächten und spätem Feierabend wegen Routineaufgaben, um die Sie sich eigentlich nicht wirklich selber kümmern sollten, verursachen nicht nur Aufwand und sorgen für Verzögerungen sondern beeinträchtigen im schlimmsten Fall auch die Handlungsfähigkeit Ihres Unternehmens. In diesem Blog erhalten Sie einige Tipps, wie fachmännische Unterstützung und Aufgabenteilung für einen besseren Überblick sorgt und zu mehr Sicherheit und Verlässlichkeit in der Buchführung führt.
Manchmal etwas chaotisch organisiert, Unsicherheit über die Liquidität und Verzögerungen bei Rechnungsstellung und Kundenzahlungen: So wie ich es bei meinen Terminen mit Selbstständigen im ganzen Land erlebe sind diese Themen für viele kleinere Unternehmen eher die Regel als die Ausnahme.
Mehr Zeit für das Kerngeschäft
Das ist nicht so schön: Sie haben diesen Job angenommen oder diese Firma gegründet, um den Themen nachzugehen, in denen Sie wirklich gut sind und die Sie mit Leidenschaft erledigen. Für viele Ihrer Kolleginnen und Kollegen in ähnlicher Position wie Sie bleibt während des Arbeitstages einfach keine Zeit für etwas anderes als das Kerngeschäft. Wenn Sie ein Handwerks- oder ein anderes klein-/mittelständisches Unternehmen betreiben, sind Sie wahrscheinlich selbst im Einsatz.
Mit einer ausreichend guten Anzahl von Aufträgen konzentrieren Sie sich darauf, die erwartete Qualität oder auch gerne etwas mehr an Ihre Kunden zu liefern, um die erforderlichen Margen für das Unternehmen zu erwirtschaften.
Damit diese aber auch tatsächlich realisiert werden und am Ende des Tages auch „in der Kasse landen“ müssen die Finanzprozesse überwacht und sich um diese Aufgaben gekümmert werden. Diese zu vernachlässigen fällt nicht schwer kann aber auch zügig zu einem riskanten Unterfangen für Ihre Firma werden. Wenn Sie sich zum Beispiel nicht konstant um Ihre ausstehenden Forderungen kümmern kann relativ schnell die Liquidität zur Neige gehen und es ist dann "Ebbe in der Kasse".
Abend- und Wochenendarbeit für den Selbstständigen
Sie waren eigentlich darauf vorbereitet, dass diese Aufgaben einige Stunden Ihrer Zeit in Anspruch nehmen würden, aber manchmal ist es doch etwas nervig, Abende und Wochenenden mit Kreditorenrechnungen und Zahlungserinnerungen zu verbringen. Viele Ihrer Kolleginnen und Kollegen haben aber auch den Eindruck, dass sie selbst nicht alle Tätigkeiten beherrschen, die ein Buchhalter können muss, um derlei Aufgaben zu erledigen.
Und damit einher geht eine gewisse Spannung in der Erwartung dessen, welche Informationen der monatliche Ergebnisbericht beinhaltet. Ist zum Beispiel der Stand der Liquidität plausibel? Überprüfen Sie den monatlichen Bericht jedes Mal in allen Details?
Sie sind nicht allein, wenn sich für Sie die Finanzaufgaben wie schlecht lokalisierbare Schmerzen anfühlen, die nicht besser werden und über die sie schlecht die Kontrolle bekommen. Sie investieren viel Zeit kommen jedoch zu der Erkenntnis, dass sie nie vollständig oder auf dem neuesten Stand sind bzw. Sie auch nicht die erforderliche Übersicht und Kontrolle haben bzw. erhalten.
Und selbst wenn es hier und da ein gutes „Gefühl“ gibt, um nicht in alle Details abzutauchen oder sich um diese kümmern zu müssen sind sie sich oft nicht sicher, wie es finanziell um Ihre Firma wirklich steht. Sich mit derlei Aufgaben zu sehr zu beschäftigten birgt auch die Gefahr zu viel von Ihrer Kapazität zu verbrauchen und damit einhergehend die Nachverfolgung Ihres Kerngeschäfts zu beeinträchtigen, welches eher beinhalten sollte
- sich mit Ihrer Belegschaft um Ihre Kunden zu kümmern,
- Strategien für weiteres Wachstum zu erarbeiten und umzusetzen und damit einhergehend den
- Bekanntheitsgrad Ihrer Firma zu steigern.
Keine Zeit für professionelle Unterstützung
Idealerweise sollten Sie als Selbstständiger nicht unverhältnismäßig viel Zeit mit buchhalterischen Routineaufgaben verbringen, sondern müssen sich auf die Weiterentwicklung des Unternehmens konzentrieren. Die Lösung, diese Problemthemen ohne größere Sorgen zur Seite zu legen besteht darin, mehr Aufgaben an einen spezialisierten Buchhaltungs-Dienstleister auszulagern.
Ich höre oft Selbstständige hierzu sagen, dass sie keine Zeit haben, solche Dinge an jemand anderes abzugeben: „Es gibt viel zu viele Details, die man kennen und verstehen muss und außerdem erfordert es zu viel Zeit, die ich nicht habe, um jemand anderes in die Prozesse einzuarbeiten“. Die Wahrheit hierzu ist, dass Sie eigentlich alles haben, um die finanziellen Aufgaben Ihrer Firma an den richtigen externen Partner zu übergeben. Es ist meist nur die Frage, wie gut oder weniger gut es aktuell organisiert und strukturiert ist.
Vereinfachung in der Organisation der Finanzaufgaben
Traditionell müssen Sie die Basis-Informationen und Unterlagen für den Buchhalter selbst bereitstellen. Ein gut aufgestellter Partner hilft Ihnen dabei mit der erforderlichen technischen Infrastruktur und stark web-basierten Prozessen. Einfach ausgedrückt, Sie kümmern sich „lediglich“ um die notwendigen Daten und Informationen aus Ihrer Firma (z. B. was und wie viel an die Kunden fakturiert werden muss) und der externe Buchhaltungs-Spezialist kümmert sich um „den Rest“ wie zum Beispiel die Rechnungsstellung oder die Verfolgung der Zahlungsziele und Sicherstellung der Liquidität.
Dies macht es auch für Sie einfacher, dass definierte Fristen eingehalten und sie nicht irgendwann von finanziellen Themen überrascht oder gar „überrollt“ werden. Anstatt auf einen monatlich selbst erstellten Bericht im Folgemonat warten zu müssen, ist ihre Buchhaltung immer tagesaktuell und auf dem neuesten Stand – inklusive Ihres Liquiditätsstatus.
Dies schafft eine wesentliche effizientere wie auch transparentere Organisation der Finanzaufgaben und spart für Sie zudem Zeit und Ressourcen für die Führung Ihres Unternehmens. Und nicht zuletzt reduziert es Stress, Überstunden und Sorgen.
Bessere Transparenz und Kontrolle der Finanzen für kleinere Unternehmen
Die täglichen Abläufe im Finanz- und Rechnungswesen einem Fachmann zu überlassen, erfordert aber auch einige Anstrengungen.
Sie müssen einige Zeit und Aufmerksamkeit für die Übergabe aufwenden und einige Abläufe müssen geändert werden, damit sie gut und sinnvoll funktionieren. Bereits innerhalb kurzer Zeit werden Sie die Vorteile des Outsourcings an einen spezialisierten Dienstleister wahrnehmen und es wird für Sie in der Transparenz, der Tagesaktualität und der Qualität des Zahlenmaterials sichtbar sein – während Sie sich voll und ganz auf Ihre Kunden konzentrieren.
Sie wissen selbst, wie aufwändig es ist, in regelmäßigen Zeitabständen kleine Feuer löschen zu müssen – zum Beispiel Geld, das nicht von Kunden hereinkommt, während die laufenden Kosten trotzdem gedeckt werden müssen. Ein solcher Mangel an Kontrolle und Transparenz schwächt die Liquidität. Jedes Mal, wenn die Zahlungsfähigkeit ins Stocken gerät gibt es fast eine Krise. Mit guten Systemen und Arbeitsabläufen durch einen versierten Partner müssen einfach viel weniger von diesen Bränden gelöscht werden, weil sie gar nicht erst entstehen.
