Die Aufgaben des Rechnungswesens sind im Laufe der Jahre immer vielfältiger und anspruchsvoller geworden, denn das Management fordert neben den buchhalterischen Standard-Tätigkeiten auch Echtzeit-Daten für Steuerungszwecke und Expertenunterstützung für besondere Themen ein.
Gleichzeitig sind aber auch die Anforderungen des Gesetzgebers und der Behörden um ein Vielfaches gestiegen. Dies ist eine Gelegenheit, diesen Unternehmensbereich zu einer modernisierten state of the art Einheit zu „reformieren“ und ebenso wichtig - Sie sollten und müssen nicht die COVID-19 Pandemie abwarten, um damit anzufangen.
Die Finanz- und Rechnungswesen Funktionen eines Unternehmens waren schon immer da, weil sie obligatorisch sind. Nicht alle Abteilungen haben ein solches Privileg. Ihr Unternehmen ist nicht von Hause aus verpflichtet, eine Marketingabteilung zu haben, aber Sie müssen die Debitoren, Kreditoren und das Hauptbuch in Ordnung haben.
Seltsamerweise hat der Rechnungswesen Bereich nicht in jeder Organisation eines Unternehmens den höchsten Stellenwert: Er wird fast „im Geheimen“ geführt und ist besetzt mit einer grauen Masse von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die schon seit Ewigkeiten dort arbeiten. Kaum jemand außerhalb des Bereiches kennt die Menschen dort etwas näher und man hat von außen nicht den Eindruck, dass sie wirklich sympathisch und für andere „nahbar“ sind. Wenn Sie einige von ihnen fragen, warum bestimmte Abläufe so sind wie sie sind, bekommen Sie vermutlich eine Antwort wie „das war hier schon immer so“.
Natürlich ist das Vorangeschriebene eine Aneinanderreihung von Klischees und an vielen Stellen weit von der Realität entfernt. Mir geht es darum, den Fokus auf den Bedarf und das Potenzial für Entwicklung und Verbesserungen im Rechnungswesen zu legen, welches in vielen Firmen in den letzten 25 bis 30 Jahren in vielerlei Hinsicht von diesbezüglichen Impulsen abgeschirmt war. Da dieser Bereich in all dieser Zeit "in Ruhe" arbeiten konnte, war man weder dem Druck noch der Forderung nach effektiveren oder innovativeren Methoden und Routinen ausgesetzt.
Der Rechnungswesen Bereich im Spannungsfeld aktueller Herausforderungen
Der Wandel für Veränderungen drängt sich heute in mehrfacher Hinsicht und von verschiedenen internen und externen Stellen auf und es kann zu Problemen führen, wenn der Bereich hierauf nicht vorbereitet ist. Ein Einflussfaktor sind die vielfältigen Anforderungen des Gesetzgebers und der Behörden zu Dokumentationspflichten, digitalem Datenaustausch und Meldewesen. Das Unternehmen muss aber ebenso beispielsweise in der Lage sein, im Rahmen der geschäftlichen Zusammenarbeit mit öffentlichen Unternehmen elektronische Rechnungen zu versenden und Bilanzen elektronisch an die Finanzbehörden zu übermitteln.
Ein weiterer und besonders aktueller Faktor sind die Herausforderungen der COVID-19 Pandemie: Wenn wichtige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Quarantäne oder Selbst-Isolation gehen müssen und nicht zur Arbeit ins Büro kommen können, entstehen durch manuelle Abläufe Probleme bei der Erbringung wichtiger Aufgaben wie Rechnungsstellung und Zahlungsverkehr. Das wiederum kann sich negativ auf die Beschaffungsseite, die Produktion und das Betriebsergebnis auswirken. Mit anderen Worten: Geschäftskritische Prozesse und die Liquidität des Unternehmens sind möglicherweise gefährdet.
Der Rechnungswesen Bereich hat keine andere Wahl als remote-fähige Arbeitsabläufe und die entsprechenden technischen Funktionalitäten und Applikationen zu implementieren, die es ermöglichen, obligatorische Aufgaben unabhängig vom Standort der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und der Technik zu erledigen.
Transformation in anspruchsvollen Zeiten
Wir sind uns der Tatsache bewusst, dass es einige gesetzliche und praxisbezogene Anforderungen gibt, die Ihr Rechnungswesen fast zur Modernisierung „zwingen“. Nicht zuletzt wird das Management dies mit Nachdruck einfordern oder selbst Ideen hierfür entwickeln. Die meisten Abteilungen in Ihrem Unternehmen müssen sich seit Jahren mit der Forderung nach effektiveren Arbeitsabläufen auseinandersetzen.
Mit den gestiegenen externen Anforderungen; Kostendruck und den Folgen der Corona Pandemie ist es nur eine Frage der Zeit, bis das Management auf die Agenda setzt, auch den Bereich Rechnungswesen effizienter zu machen.
Qualität und Effizienz im Rechnungswesen messen
Sie fragen sich vielleicht: Was bringt es, Zeit in die Verbesserung von Effizienz und Qualität im Rechnungswesen zu investieren? Die traditionelle Wahrnehmung des Begriffs Qualität in diesem Bereich ist vielerorts, Neben- und Hauptbücher korrekt zu führen. Und Effizienz = schneller buchen? Sie werden später sehen, dass beide Begriffe höchst relevant sind, um Ihren Bereich in die Lage zu versetzen, die vorgenannten Herausforderungen zu meistern. Es geht nicht isoliert betrachtet um die Nebenbücher oder das Hauptbuch und schon gar nicht darum, nur schneller zu arbeiten. Es geht vielmehr darum, mit den effizientesten Methoden und Abläufen zu den bestmöglichen Kosten zu operieren – so wie es in den Produktionsbereichen schon seit vielen Jahren praktiziert wird.
Ein solcher Prozess beginnt mit einem systematischen Ansatz. Einige Fragen, die Sie sich in diesem Zusammenhang stellen müssen:
- Kennt Ihr Unternehmen die genauen Kosten für bestimmte Abläufe wie zum Beispiel den Faktura Prozess?
- Wissen Sie wie hoch diese Kosten bei anderen Firmen sind?
- Welcher Aufwand ist unter optimierten und automatisierten Prozessen und Abläufen für die Rechnungsstellung erforderlich und durch welche Maßnahmen kann man die Kosten nachhaltig senken?
Mit der richtigen Beantwortung solcher Fragen stehen Sie eigentlich erst am Anfang, um den Bereich auf einen modernen Standard zu bringen. Allein die Fragen zur Rechnungsstellung können unbekannte Kosten wie unnötig zeitaufwändige Methoden in der Umsetzung aufdecken. Ob eine Ausgangsrechnung eine Bearbeitungszeit von zwei Stunden oder zwei Tagen hat kann einen erheblichen Einfluss auf die Kostenstruktur des Unternehmens haben.
Solange Sie keine Kenntnis von solchen Themen und Einflussgrößen haben, werden Sie Schwierigkeiten haben, mögliche Erfolgsfaktoren für Verbesserungen aufzudecken.
Indem Sie also die Arbeitsprozesse mit den dazugehörigen Kosten systematisch erfassen legen Sie die Grundlage dafür, um herauszufinden und zu definieren, an welchen Stellen Sie effizienter und kostengünstiger arbeiten müssen um ihre gesteckten Ziele zu erreichen. Die erfolgreiche Umsetzung von erforderlichen „Modernisierungen“ führt im Ergebnis zu einem schlankeren Rechnungswesen inklusive effizienteren Prozessen, bei denen die entsprechenden Aktivitäten mit den für den Bereich relevanten KPI's gemessen werden.
Damit haben Sie die Möglichkeit, den Rechnungswesen Bereich von einer farblosen und veralteten „Must-Have“-Einheit in eine Art Vorzeigebereich zu transformieren, welchen Sie als Unternehmen mit Stolz für andere zur Schau stellen können.
Selbermachen vs. Zusammenarbeit mit Fachleuten
Wahrscheinlich wird Ihnen in der Analyse auffallen, dass zwischen dem TO BE Zustand und dem AS IS Ergebnis eine Diskrepanz besteht. Was ist mit den benötigten Prozessänderungen, den technischen Tools und den anderen Aktivitäten, die erforderlich sind, um die ermittelten Anforderungen umzusetzen? Ein solcher Optimierungs-Prozess läuft nicht von allein ab und passiert auch nicht über Nacht. Sie müssen dafür Zeit und auch Geld investieren, bevor Sie die Ergebnisse des Erfolgs „ernten“ können. Möglicherweise können Sie diesen Prozess mit internen Ressourcen erledigen, wenn Know how und Informationen hierüber verfügbar sind, um die notwendigen Verbesserungen wie auch die technischen Hilfsmittel zu implementieren.
Die Alternative hierzu ist die Zusammenarbeit mit einem externen Anbieter, der Experte auf diesem Gebiet ist, was auf lange Sicht betrachtet möglicherweise die wirtschaftlichste Methode für das Unternehmen ist.
Wenn wir uns den Gesamtkontext aus Unternehmenssicht anschauen dann ist es nachvollziehbar, wenn eine Firma seine Investitionen in diesem Verwaltungsbereich außerhalb des Kerngeschäftes verständlicherweise auf das Notwendigste beschränken möchte. Die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister würde in diesem Fall den Vorteil mit sich bringen, dass nicht Sie als Unternehmen, sondern der externe Partner für die notwendigen Investitionen in Technologie und Kompetenz verantwortlich ist. Beides muss ständig auf dem neuesten Stand gehalten werden, was ebenfalls Kosten und Ressourcen erfordert - die auch vom Partner getragen werden.
Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Sie selbst müssen natürlich auch mit der Nutzung von neu implementierten Tools und Applikationen wie beispielsweise Rechnungsprüfungs-Workflows und Software Robotern vertraut werden und wissen, wie die Prozesse in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister funktionieren. Die Umstellung wird jedoch viel einfacher, wenn Sie sich nicht selbst mit allen Schritten einer solchen „Modernisierung“ befassen müssen, die ein Partner übernehmen wird.
Insgesamt gibt es genug Potential dessen was erreicht werden kann, wenn die Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen voranschreitet:
- Geringere Kosten,
- bessere Transparenz und Überblick sowie,
- schnellere Durchlaufzeiten und verbesserte Liquidität.
Die Rechnungsstellung an Ihre Kunden ist ein konkretes Beispiel dafür, wie die Modernisierung in den Abläufen zu Einsparungen und Verschlankungen beiträgt. Durch die Umstellung auf einen weitestgehend automatisierten Faktura Prozess und die Auslagerung desselbigen an einen externen Dienstleister mit Erfahrung in diesem Bereich sind erfahrungsgemäß die Kosten um mindestens 25 Prozent geringer.
Wenn man etwa zehn Jahre zurückschaut waren die meisten kleineren und mittelgroßen Unternehmen der Ansicht, das Rechnungswesen sei das Herzstück des Unternehmens: Die Auslagerung solcher Aufgaben stand nicht zur Diskussion, weil man befürchtete, die Kontrolle über die Zahlen zu verlieren. Heute wissen wir, dass das Gegenteil der Fall ist. In der Zusammenarbeit mit einem professionellen Partner steigen Transparenz und Überblick in den Rechnungswesen Prozessen - alles wird zugänglicher für diejenigen, die Zugriff zu Finanzdaten benötigen und Dinge dafür beisteuern, einschließlich des Managements und anderer Parteien außerhalb des Bereiches.
Das Management erhält einen Echtzeit-Zugang zum Liquiditätsstatus wie auch zu Konten, Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, da diese immer tagesaktuell sind. Damit erhält die Führungsetage auch praktische Unterstützung zu erforderlichen Entscheidungen: Sie müssen beispielsweise nicht mehr bis zum 15. eines jeden Monats oder länger warten, um das Monatsergebnis und die Berichte für den Vormonat zu erhalten. Das wiederum bedeutet, dass Sie einen kontinuierlichen Überblick über die relevanten Kennzahlen haben und Entscheidungen auf Basis von Echtzeit-Informationen treffen können.
Startschuss für die Modernisierung des Rechnungswesens
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Rechnungswesen vor formalen und praktischen Herausforderungen steht, die eine digitale Modernisierung erzwingen. Dabei ist die COVID-19 Situation die dringendste Motivation.
Die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Partner reduziert den Investitionsbedarf und funktioniert schneller, als wenn man diese Transformation selbst in Angriff nimmt. Die Vorteile sind reduzierte Kosten, eine gesteigerte Transparenz und eine verbesserte Liquidität.
Ein wichtiger Punkt dabei ist auch: Sie müssen nicht warten, bis die Corona Pandemie vorbei ist, um damit anzufangen. Wesentliche Teile der Vorbereitungen wie auch der erforderlichen Umsetzungs-Aktivitäten inklusive der Implementierung von Tools oder aber auch von Schulungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können online erfolgen, um die notwendigen Corona Präventionsmaßnahmen zu erfüllen.
