HR-Prozessspezialistin Milla Jokinen beim finnischen Unternehmen Monetra Pirkanmaa Oy besuchte im Frühjahr 2019 einen Workshop für Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA). Zu diesem Zeitpunkt war ihr noch nicht bewusst, dass ihr Aufgabengebiet in sechs Monaten ein völlig anderes sein würde.
"Das Programmieren von Grund auf und ohne jegliche Grundkenntnisse zu lernen, war eine anspruchsvolle Herausforderung. Was ich verinnerlicht habe, ist, dass man offen dafür sein muss, immer wieder Neues zu lernen. Aber die Arbeit lehrt einen, während man sie tut", sagt Jokinen.
VON DER payroll SACHBEARBEITERIN ZUR PROGRAMMIERERIN
Im Frühjahr 2019 startete die finnische Monetra Pirkanmaa Oy ein von NORIAN unterstütztes Projekt zur Automatisierung von Rechnungswesen- und Personalabrechnungsprozessen. Monetra Pirkanmaa ist ein Anbieter von Dienstleistungen in den Bereichen Rechnungswesen, Personalverwaltung und -abrechnung für den kommunalen Sektor mit mehreren Standorten in Finnland.
Jokinen war zunächst als HR-Prozessspezialistin in das Projekt involviert. Sie interessierte sich jedoch relativ schnell für die Programmierung von Software-Robotern und innerhalb von sechs Monaten änderte sich ihr Aufgabengebiet in das einer Software-Entwicklerin.
"Ein so schneller Umstieg war möglich, weil Miika Sihvola von NORIAN ein so großartiger Lehrer war. Er hat uns von Anfang an beigebracht, wie man programmieren muss."
SCHNELLE BERUFLICHE WEITERENTWICKLUNG
Unter Sihvola's Anleitung arbeitete sich Jokinen schnell in ihr neues Aufgabengebiet ein. "Ich erinnere mich an Miikka‘s ersten Ratschlag: Mache die ersten Tätigkeiten genauso wie ich es erklärt habe und wir gehen Schritt für Schritt weiter vor. So habe ich angefangen, den neuen Job zu lernen. Als mein Verständnis wuchs, begann ich mehr spezifische Fragen zu stellen."
Jokinen's Grundkenntnisse in der Programmierung waren, in ihren eigenen Worten, "null" - sie hat einen Abschluss nach Ihrem Studium in Betriebs- und Volkswirtschaft. Sie war nicht einmal besonders an IT interessiert. Das ist jetzt nicht mehr der Fall, denn sie sagt, dass sie nun auch in ihrer Freizeit das Programmieren lernt.
Für Sihvola, der einen beruflichen Hintergrund als Ingenieur in der Informationstechnologie hat, war diese Erfahrung ebenfalls bereichernd: "Es war mit Interesse zu beobachten, wie ich Menschen helfen kann, völlig neue Dinge zu lernen und wie sie sich für das Gelernte begeistern. Automatisierung und Robotik machen die Arbeit sinnvoller, da die Mitarbeiter sich in neuen Bereichen herausfordern können", sagt Sihvola.
IMMER MEHR UND IMMER SCHNELLER
Als HR-Prozessspezialistin bestand Jokinens Arbeit aus vielen manuellen Kontrollen und entsprechende Dokumentationen. Ein Teil davon ist nun auf Software-Roboter übertragen worden.
Für ihren finnischen Arbeitgeber hat der Einsatz von Robotergesteuerter Prozessautomatisierung zu einer Verbesserung der Arbeitsergebnisse im HR-Bereich geführt, da manuelle Fehler bei zum Beispiel Personalabrechnungen, Dokumentenprüfungen und Datentransfers eliminiert wurden.
"Bei genau definierten zeitgebundenen Aufgaben arbeitet der Roboter zuverlässiger und pünktlicher wie ein Mensch. Es macht die Arbeit effizienter und entlastet die Mitarbeiter von Überwachungsaufgaben und schafft ihnen Freiräume für anspruchsvollere Aufgaben", sagt Virpi Peltola von der Informationstechnolgie bei Monetra.
Was Jokinen an ihrem neuen Job am meisten gefallen hat ist die Vielseitigkeit und die ständige Weiterentwicklung. Sie arbeitet dadurch mit mehr Leuten aus verschiedenen Regionalgesellschaften in der Monetra Unternehmensgruppe zusammen und lernt so unterschiedliche Arbeitsweisen und Informationssysteme kennen.
PERSÖNLICHE WEITERENTWICKLUNG MIT MEHRWERT
Zu Milla Jokinen sind nun weitere Kolleginnen und Kollegen hinzugekommen, welche ebenfalls in die Software-Entwicklung eingestiegen sind. Ihr Engagement im Bereich RPA hat ihnen die Möglichkeit eröffnet, sich in neue Rollen zu entwickeln.
"Ich bin stolz darauf, wie diese Leute Verantwortung übernommen und damit angefangen haben, selbst Software-Roboter zu „bauen"", sagt Miika Sihvola, der das RPA-Projekt von NORIAN Seite auch weiterhin unterstützt.
NORIAN hat die Mitarbeiter von Monetra bei ihrer kontinuierlichen Selbst- und Weiterbildung unterstützt - von Anfang an haben sich alle Beteiligten für gemeinsame Ziele eingesetzt. Neben der regelmäßigen Unterstützung durch Sihvola haben Jokinen und ihre Kollegen Arbeitsmethoden und Programmiertipps von der Internet-Präsenz des Softwareherstellers UIPath gelernt sowie diese mit Schulungen und anderen Networking-Aktivitäten ausgebaut.
NACHHALTIGE POSITIVE VERÄNDERUNGEN
Für das Unternehmen Monetra Pirkanmaa Oy ist Robotergesteuerte Prozessautomatisierung an vielen Stellen Neuland gewesen; daher gab es auch Rückschläge zu verzeichnen: Nicht alle Software-Roboter haben in der Anfangsphase ohne Probleme in der Produktion funktioniert, weil man es versäumt hatte, Veränderungen in integrierten Systemen auch entsprechend in der RPA-Lösung anzupassen.
Der Prozess der Entwicklung von neuen Software-Robotern hat sich mit den gesammelten Erfahrungen verändert: Die Identifizierung potenzieller Prozesse Roboterprozesse ist einfacher geworden und auch die für die Programmierung aufgewendete Zeit kann effizienter genutzt werden, da bereits vorhandene Komponenten einfach repliziert werden können.
VERÄNDERUNGSPROZESS INVOLVIERT DIE GESAMTE ORGANISATION
Für Jokinen ist das, was vor anderthalb Jahren begonnen hat, der Beginn einer neuen Karriere im Unternehmen gewesen. "Als ich dem Geschäftsführer von Monetra Pirkanmaa Oy von meinem Wunsch erzählte, diese Position zu übernehmen, sagte er mir, ich solle noch ein wenig warten. Die Stellenbeschreibung war zwar fertig, aber es gab noch keine Planstelle und die Vergütung war auch noch nicht definiert. Aber ich habe mich trotzdem darauf eingelassen und auf die neuen Herausforderungen gestürzt", erinnert sich Milla an ihre Begeisterung vor eineinhalb Jahren.
ANERKANNTE FACH-EXPERTISE UND JAHRELANGE ERFAHRUNG
NORIAN hat seine Expertise in Robotergesteuerter Prozessautomatisierung erfolgreich von den Bereichen im Finanz- und Rechnungswesen und der Personalabrechnung auf weitere Gebiete wie zum Beispiel das Gesundheitswesen ausgeweitet. Als „Early Adopter“ im Bereich RPA hat NORIAN bereits eine sehr große Anzahl von Prozessen bei seinen Kunden standardisiert und automatisiert und damit einerseits sowohl die Ressourcen von Routineaufgaben befreit als auch gleichzeitig die Qualität in den Prozessen gesteigert. Die Kosteneffekte sind für die Kunden als direkte Einsparungen sichtbar.
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