„Während der gesamten Implementierung haben wir die Reaktionsfähigkeit und die Treue zu vereinbarten Projektzielen und -Terminen von NORIAN sehr geschätzt - Faktoren, die dafür gesorgt haben, dass der Transfer zu NORIAN auf eine sehr professionelle Art und Weise stattgefunden hat", sagt Marcus Martinsson, HR Manager bei Rexcell Tissue & Airlaid AB, über ein Projekt in der Personalabrechnung in Zeiten der Covid-Pandemie in Schweden unter sehr erschwerten und limitierten Rahmenbedingungen.
Seit über 100 Jahren betreibt das schwedische Unternehmen Rexcell Tissue & Airlaid AB eine Fabrik zur Herstellung von Tissue-Papier in Skåpafors nördlich von Göteborg. Rexcell ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der Duni AB, welche sich auch auf die Produktion von qualitativ hochwertigen Tischdecken und Servietten aus Papier spezialisiert hat.
Ziel und Vision ist es, weltweit führend bei farbigem Tissue- und Airlaid-Papier zu sein. Übliche Papierservietten bestehen aus farbigem Gewebe, während Servietten mit höherwertiger Anmutung, die sich eher wie Stoff anfühlen aus Airlaid-Papier („luftgelegtes“ Papier) gefertigt sind.
OUTSOURCING STATT SELBER MACHEN
Als Rexcell im Oktober 2019 erstmals von NORIAN kontaktiert wurde, machte man sich bereits Gedanken darüber, wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Zukunft abgewickelt werden sollte, da das derzeitige Personal bald in den Ruhestand gehen wollte. Während der ersten Gespräche mit NORIAN und den weiteren Diskussionen bekam Rexcell ein gutes Gefühl für die Dienstleistungen und die Arbeitsweise von NORIAN, war sich aber zu diesem Zeitpunkt noch nicht sicher, welchen Weg man einschlagen sollte.
Nach internen Diskussionen sowohl innerhalb von Rexcell als auch auf Konzernebene wurde entschieden, dass die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung der beste Weg für das Unternehmen ist.
„Die Wiederaufnahme des schon in 2019 geknüpften Kontaktes mit NORIAN war eine leichte Entscheidung. Ein Entschluss, den wir nicht bereut haben, denn NORIAN hat die in sie gesetzten Erwartungen immer erfüllt“ sagt Marcus Martinsson.
festlegung der zukünftigen abläufe
Martinsson erklärt, dass es in der Organisation große Bedenken gab, was passieren würde, wenn das bisherige Personal in den Ruhestand gehen würde, da man jeden kannte und alles über die Personalabrechnungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wusste.
Nachdem die Entscheidung zur Auslagerung des Bereiches gefallen war, begannen die internen Aktivitäten, um ein Verständnis für die aktuellen Abläufe zu bekommen. Ziel war es auch, mit diesem Wissen die Prozesse zu definieren und zu gestalten, denen das Unternehmen in Zukunft folgen sollte. Die Neuerung, wenn man bisher als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter einfach in die Personalabrechnung gehen und direkt seine Fragen stellen konnte, und man dann dort niemand mehr verfügbar zu haben, war dabei eine der großen Veränderungen.
Marcus Martinsson erzählt weiter, dass er stolz auf die Arbeit und den eingeschlagenen Weg ist, um klare Regeln und Verfahren zu schaffen, die entsprechend von allen zu befolgen sind. Ein Leitfaden für die Personalabrechnung wurde definiert und in der Organisation implementiert und die Tatsache, dass dies "völlig geräuschlos" erfolgt ist, sieht er als ein gutes Zeichen für eine erfolgreiche Entwicklung und eine gute Grundlage für die weitere Zusammenarbeit.
IMPLEMENTIERUNGSPROJEKT
Die Projektgespräche begannen im Frühjahr 2020 und für den Wissenstransfer waren physische Treffen vor Ort bei Rexcell in Skåpafors geplant. Die rasante Entwicklung der Covid-19-Pandemie in Schweden führte jedoch dazu, dass die Implementierung in Gänze überdacht und mit einem „digitalem Ablauf“ umgeplant werden musste. Eine Verschiebung des Projektes stand dabei nicht zur Diskussion.
Für Rexcell war es nicht zwingend erforderlich, dass dies völlig mit persönlichen Termine vonstattengehen musste. Rückblickend stellte man fest, dass dies die bessere Lösung für das Projekt war, da es einerseits zu einer gewissen (räumlichen) „Distanz“ zwischen den Parteien geführt aber auch für mehr Tiefe im fachlichen Austausch im Rahmen des Wissenstransfers gesorgt hat. Durch den bei der Übergabe verwendeten strukturierten Ansatz hatte Rexcell stets das Gefühl, dass dabei nichts vergessen oder übersehen wurde.
Während der Implementierung schätzte Martinsson auch die Reaktionsschnelligkeit und Konformität von NORIAN zum vereinbarten Projektplan - Faktoren, welche dazu beigetragen haben, den Wissenstransfer auf eine sehr professionelle Art und Weise umzusetzen.
ERKENNTNISSE UND GEMACHTE ERFAHRUNGEN
Durch die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung hat Rexcell ein besseres Verständnis für die gesamten Abläufe in diesem Bereich erhalten. Vor dem Implementierungsprojekt hat man sich damit beschäftigt und Zeit investiert, Informationen zu sammeln und die internen Prozesse zu dokumentieren sowie Richtlinien für das zukünftige Handling festzulegen. Der Ausgangspunkt war "was benötigt NORIAN als der neue Partner für die Personalabrechnung und was brauchen wir bei Rexcell intern, um erfolgreich und gut für die Zukunft aufgestellt zu sein?".
„Eine große Stärke während der Umsetzung war der offene und enge Dialog zwischen den Partnern. Die Umsetzung erfolgte fließend und wir haben ständig geschaut, was man noch besser und effizienter als bisher machen kann“ sagt Marcus Martinsson.
Zusätzliche Komplexität während der Übergabeperiode waren durch Covid-19 verursachte Entlassungen in der Belegschaft. Die Industrie, die Rexcell beliefert, ist von der Pandemie stark betroffen, so dass mehrfach schnelle Entscheidungen getroffen werden mussten, ob die Produktion angehalten oder weitergeführt werden sollte. Die veränderte Nachfrage hat auch dazu geführt, dass ein Teil der Produktion umgestellt wurde von Servietten auf Toilettenpapier sowie Papier für den Hygienebereich.
OPTIMIERUNGSARBEIT
Die Überprüfung von bestehenden Prozesses mit „frischen Augen“ ist nützlich, um Verbesserungen voranzutreiben. Das hat man bei Rexcell sowohl daran gesehen, dass man zum einen intern Zeit investiert hat, um Transparenz über die Abläufe zu bekommen, aber auch zum anderen, dass NORIAN seine Best Practise Erfahrungen in der Personalabrechnung mit eingebracht hat.
Im Ergebnis wurden damit für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern neue (bessere) Abläufe definiert, die Führungskräfte haben klarere Richtlinien und arbeiten mit dem Prozess- und System-Know-how von NORIAN gemeinsam daran, die manuellen Abläufe zu reduzieren, um die Funktionalitäten der vorhandenen Systeme besser auszuschöpfen und sie damit auch effizienter zu machen.
"Zusammenarbeit und offener Dialog waren der Schlüssel zum Erfolg. Wir sind sehr zufrieden", sagt Marcus Martinsson, HR Manager bei Rexcell.
KUNDEN-LIEFERANTENVERHÄLTNIS
„NORIAN ist schnell in der Umsetzung und war uns gegenüber immer sehr kundenorientiert und intensiv im Dialog, um sowohl ein besseres Verständnis von Rexcell und seinen Abläufen zu bekommen als auch erforderliche Notwendigkeiten zu erkennen, auf die man reagieren muss", fährt Martinsson fort.
Die Implementierung und der Wissenstransfer verliefen fließend, und man hat als Team sehr gut zusammen gearbeitet, um aus allen auftretenden Problemen zu lernen und zu schauen, wie man es besser machen kann. Obdessen ist Marcus Martinsson optimistisch, dass es auch nach der Implementierung einen ständigen Dialog darüber geben wird, wie die Prozesse Systeme weiter verbessert werden können.
Für Rexcell ist NORIAN ein kompetenter als auch pragmatischer und verständnisvoller Dienstleister. „Wir sind unglaublich zufrieden mit der Wahl unseres Partners.“
Rückblickend wünscht sich Martinsson, bereits zu einem früheren Zeitpunkt ein besseres Verständnis der unternehmensinternen Abläufe gehabt zu haben - dies hätte den Prozess der Auslagerung an NORIAN beschleunigen können.
Sein Rat an die Verantwortlichen in anderen Unternehmen, welche die Personalabrechnung auslagern möchten, ist auch, sich mit den verschiedensten bestehenden Arten von Entgelt- und Tarifverträgen vertraut zu machen um ein tieferes Verständnis über die aktuelle Routinen zu bekommen und Bedarfe für Veränderungen schneller und insbesondere früher zu erkennen.
Gefragt nach den zukünftigen Zielen der Partnerschaft wünscht er sich, dass die Zusammenarbeit im gleichen positiven Geist fortgesetzt wird und man sich weiterhin gegenseitig hilft, den Bereich und Abläufe von Rexcell zu optimieren – „die bestmöglichen Ergebnisse mit dem optimalen Einsatz an Ressourcen auf allen Seiten“.
ÜBER REXCELL
Die Papierfabrik von Rexcell in Skåpafors ist eine der modernsten in Europa für die Herstellung von Spezialtissue-Papieren. 1898 wurde die erste Papiermaschine in Betrieb genommen und seitdem hat Rexcell zahlreiche innovative Produkte und Prozesse in diesem Bereich entwickelt: Das Unternehmen war das erste, das farbige Servietten produzierte und auch das erste in Europa mit Technologie für die Fertigung von anspruchsvollem Airlaid-Papieren und -produkten.
200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter produzieren jährlich mehr als 60.000 Tonnen Papier und erwirtschaften damit einen Umsatz von mehr als 1 Milliarde Schwedischen Kronen.
