Der Ideal-Zustand in Zeiten der Pandemie: Software Roboter planen Corona-Tests und informieren die Bürgerinnen und Bürger über den Ablauf und ihre jeweiligen Testergebnisse, so dass diese nicht frustriert und uninformiert in endlosen Telefonschleifen enden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Gesundheitsberufen können sich dadurch anstelle von Verwaltungstätigkeiten auf die "echte" Pflege von Menschen konzentrieren.
Die Stadtverwaltung von Turku, einer der größten Städte in Finnland, wachte sprichwörtlich im September 2020 auf und stellte fest, dass die zweite Welle der Corona-Pandemie neue Maßnahmen zur Abarbeitung von Infektionsverdachtsfällen erfordert. Im Spätsommer wurde deutlich, dass das Gesundheitspersonal die explosionsartig wachsende Anzahl von Tests mit den bestehenden Kräften nicht mehr abarbeiten kann.
"Selbst leichte Infektionen mit dahinter vermuteter Covid-Infektion führten dazu, dass eine Vielzahl von Menschen einen entsprechenden Test machen wollten. Zuerst gab es aufgrund dessen nur einen Bearbeitungsstau in der Administration aber binnen kürzester Zeit waren die Telefonleitungen zusammengebrochen und man kam mit der Abarbeitung nicht mehr hinterher", sagt Suvi Vainiomäki, Chefarzt der Gesundheitszentren der Stadt Turku. Mit Verschärfung der Pandemie verschlechterte sich die Situation zunehmend, so dass die Anzahl der täglichen Anrufe auf bis zu 1.500 anstieg.
Tapio Järvenpää, Projektmanager, der für die Digitalisierungsprojekte der Stadt Turku verantwortlich ist, wurde beauftragt, Verbesserungsmöglichkeiten zu untersuchen, um die Abarbeitung der Corona-Tests von der Erkennung der Symptome bis zur Bereitstellung der Ergebnisse erheblich zu beschleunigen.
"Wir hatten uns zum Ziel gesetzt, dass sich trotz der stark gestiegenen Zahl der zu testenden Personen unsere Ansprechbarkeit für die Bürgerinnen und Bürgern in Pandemie-Zeiten verbessert und die Arbeitsbelastung unserer Mitarbeiter sinkt", so Tapio Järvenpää.
WARTESCHLANGEN AUF EIN MINIMUM REDUZIERT
Der gesamte Ablauf der Corona-Tests wurde als dynamisches "Fließband-Modell" neu konzipiert im Gegensatz zum bisherigen Ablauf, bei dem die Bürger an mehreren Stellen des Prozesses warten mussten, wenn zum Beispiel nicht genügend Arbeitskräfte für die Bearbeitung der Prüfergebnisse zur Verfügung standen.
"Die betreffende Person musste zuerst in der Termin-Warteschlange auf einen Rückruf warten und dann weiter, um zum Testen kommen zu können. Sowohl bei der Analyse des Tests als auch beim Versenden der Ergebnisse gab es weitere Warteschlangen", erinnert sich Järvenpää.
Er untersuchte deshalb, wie die Zeit von der Wahrnehmung von möglichen Covid-19 Symptome bei den Bürgern bis zur Rückmeldung über entsprechende Testergebnisse verkürzt werden kann. "Ich wollte auch, dass die Zeit, in welcher die Bürger eine Rückmeldung erhalten, für sie kalkulierbar ist."
Weil der bisherige Prozess mehrere Warteschlangen inkludierte mussten diese analysiert und soweit möglich eliminiert werden. Dabei stellte sich heraus, dass die Warteschlangen im Bereich der Laboranalysen nur schwer zu beheben waren. Aber es war möglich, die anderen Engpässe zu beseitigen beziehungsweise den Durchlauf zu verkürzen.
VERNETZUNG ANSTELLE NEUAUFBAU VON INFORMATIONSSYSTEMEN
Auf der Suche nach Lösungsansätzen kontaktierte man 2M-IT, einen Anbieter von IT-Dienstleistungen im Gesundheitswesen, sowie NORIAN als erfahrenen Anbieter in der Entwicklung und Implementierung von Software Robotern.
Verschiedene Informationssysteme in einem engen Zeitplan zu verbinden und miteinander kommunizieren zu lassen war eine der komplexesten Aufgabenstellungen. Unter anderem waren hierin die Stadt Turku, die Verwaltungen der Krankenhäuser von Südwestfinnland und verschiedene nationale Informationssysteme involviert.
Tapio Järvenpää: "Aufgrund des engen Zeitplans konnten und wollten wir kein neues Informationssystem nur für Covid-19 aufbauen, sondern wir nutzten die Vorteile der bestehenden Systeme, um mit Hilfe von Software Robotern unnötige manuelle Tätigkeiten zu reduzieren sowie Systembrüche zu eliminieren."
ERSTER CORONA ROBOTER ZUR ÜBERMITTLUNG DER TEST-ERGEBNISSE
Im September/Oktober 2020 wurde zunächst ein Software Roboter "gebaut" und implementiert. Er wurde am 20. Oktober vorgestellt und erhielt den Namen "Kauno" (alter finnischer Männervorname) was auch symbolisiert, dass er wie ein "menschlicher Kollege" in der Belegschaft des Gesundheitsamtes aufgenommen wurde.
Der neue Prozessablauf mit Kauno: Das Testergebnis wird im Labor-Informationssystem gespeichert von wo aus es automatisch an das finnische Patienten-Informationssystem "Pegasos" übertragen wird. Kauno ruft neue Testergebnisse aus dem Patienten-Informationssystem ab und sendet eine Textnachricht über das Ergebnis an die Testpersonen.
Ist das Ergebnis negativ, gibt es eine Textnachricht an die betreffende Person: "Sie haben den Corona-Test gemacht, Ihr Testergebnis war negativ." Die gleiche Information erfolgt parallel auch Schwedisch (ist neben Finnisch die zweite Amtssprache) und Englisch. Ist das Ergebnis positiv, wird die Testperson zusätzlich zu einer Textnachricht angerufen und erhält Anweisungen für die weitere Vorgehensweise.
Das System, das unter einem engen Zeitplan erstellt wurde, wurde pünktlich fertiggestellt. "Als wir wussten, was wir genau wollten, waren wir innerhalb eines Monats fertig. Und dass trotz der Tatsache, dass die Daten von und mit ziemlich vielen Organisationen gesammelt und ausgetauscht werden mussten", sagt Chefarzt Suvi Vainiomäki.
WEITERER CORONA ROBOTER ZUR IDENTIFIKATION VON ZU TESTENDEN PERSONEN
Nach den guten Erfahrungen mit dem Roboter "Kauno" wurde ein weiterer Software Roboter ("Laura") entwickelt, implementiert und am 18. Januar dieses Jahrs in Betrieb genommen. Laura nutzt das Omaolo-Portal (das medizinische finnische Bürger-Selbsthilfeportal, welches einen nationalen Fragebogen zur Symptomeinschätzung für Covid-19 inkludiert, um Infektionen zu erkennen), um die Bürger zu identifizieren und zu kontaktieren, die aufgrund der selbst diagnostizierten Symptome einen Test machen sollten.
Es wird eine diesbezügliche Empfehlung an die Person ausgesprochen und eine Einladung zum Covid-19 Test als SMS an sie geschickt. Zuvor hat der Software Roboter eine Reservierung im Terminsystem des zuständigen Labors vorgenommen basierend auf der Einschätzung des Behandlungsbedarfs. Gleichzeitig wird im Patienten-Datenarchiv eine Aktivität angelegt, aus welchem die Informationen über das anstehende Testergebnis an das Kanta-System (die finnische digitale Patientenakte, in welcher die Bürger u. a. ihre eigenen Krankenakten einsehen und Rezepte anfordern können) übertragen werden.
Projektmanager Järvenpää: "Die bestehenden Warteschlangen wurden erheblich reduziert; nur die Entnahme der Probe kann jetzt noch ein Engpass sein."
Gäbe es die beiden Software Roboter Kauno und Laura nicht, hätten sich die Warteschlangen weiter vergrößert und es müssten mit zunehmendem Anstieg der zu testenden Personen weitere Ressourcen für die manuellen administrativen Tätigkeiten bei den Covid-19 Tests eingesetzt werden.
Durch Kauno und Laura ist jetzt das Gegenteil der Fall: "Das medizinische Fachpersonal kann sich wieder seinen eigenen grundlegenden Aufgaben im Gesundheitswesen widmen, das heißt sich um die Menschen kümmern", freut sich Järvenpä.
SIGNIFIKANTE KOSTENEINSPARUNGEN
Der durch die beiden Software Roboter generierte Nettonutzen in der Personalersparnis wurde zu Beginn des Projekts auf zwei Mannjahre geschätzt. Dieses Ziel wurde deutlich übertroffen und die Investition war in jeder Hinsicht ein Erfolg.
"Von Oktober 2020 bis Ende Januar 2021 haben wir netto, also nach Abzug von Entwicklungsarbeit und Kosten, zwei Mannjahre eingespart. Bis zum Sommer 2021 werden wir mit diesen Software Robotern 4-5 Mannjahre einsparen können", rechnet Järvenpää vor.
NEUE AUFGABEN FÜR DIE ROBOTER NACH DER PANDEMIE
Beide Software Roboter sind so konzipiert, dass sie nach Abklingen der Covid-19 Pandemie auch für andere Tests im Gesundheitswesen eingesetzt werden können.
"Wenn wir einen Rachenabstrich von Patienten nehmen, können wir sie zur Überweisung schicken und die Testergebnisse auf dieselbe Weise verarbeiten, wie wir es jetzt bei Corona-Tests tun", sagt Chefarzt Vainiomäki.
Projektmanager Järvenpää ist mit seinem ersten Software Roboter Projekt allein schon deshalb zufrieden, weil er selbst viel dabei gelernt hat. Auch die Wahl des Partners ist aus seiner Sicht die richtige gewesen: "NORIAN hat uns sehr gut unterstützt. Sie haben auch bei Dingen geholfen, die ursprünglich nicht Teil der Beauftragung waren. Das Projekt umfasste eine Vielzahl von Informationssystemen, Telekommunikationsdiensten mit verschiedenen Anbietern etc. Für all das haben wir von NORIAN eine Menge Unterstützung bekommen. Es ist, als ob sie Teil unseres eigenen Teams sind."
In den kommenden Monaten werden Massenimpfungen für die Bürger anstehen. Laut Järvenpää will man hierfür neue Software Roboter für die Planung, Kommunikation und Übertragung der Impfzeiten entwickeln. Unter ihnen befindet sich auch ein Informationssystem, welches aufgrund von Algorithmen ermittelt, in welcher Reihenfolge die Menschen in der Warteschlange für die Impfungen zusammengestellt werden. Aus der Warteschlange selbst erstellen die Roboter Impfzeiten im Terminsystem und senden Einladungen an die jeweiligen Personen.
ANERKANNTE FACH-EXPERTISE UND JAHRELANGE ERFAHRUNG
NORIAN hat seine Expertise in Robotergesteuerter Prozessautomatisierung erfolgreich von den Bereichen im Finanz- und Rechnungswesen und der Personalabrechnung auf Prozesse im Gesundheitswesen ausgeweitet. Als "Early Adopter" im Bereich RPA hat NORIAN bereits eine sehr große Anzahl von Prozessen bei seinen Kunden standardisiert und automatisiert und damit einerseits sowohl die Ressourcen von Routineaufgaben befreit als auch gleichzeitig die Qualität in den Prozessen gesteigert. Die Kosteneffekte sind für die Kunden als direkte Einsparungen sichtbar.
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