Die soziale Seite von mir fand die letzten zwei Jahre mit Pandemie und Home Office verdammt langweilig, aber ich war beruhigt, dass es meinen Kollegen gut ging und sie von ihren sicheren Home Offices aus arbeiten konnten.
Was ist schon eine verwelkte Blume oder eine vertrocknete Grünpflanze im Büro, solange unsere Geschäftsabläufe und -prozesse funktionieren?
Ich war auch deswegen etwas beruhigter, da wir gut die Kontrolle über unsere Kosten und Zahlungen hatten. Und das, ohne täglich in den Briefkasten schauen zu müssen, denn die Rechnungen unserer Lieferanten gehen elektronisch ein.
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War die Situation bei Ihnen ähnlich oder musste jemand in Ihrem Unternehmen jeden zweiten Tag ins Büro gehen, um die Post zu kontrollieren?
Wenn Sie Lieferantenrechnungen noch immer per Post erhalten, ist es Zeit für eine Veränderung. Ihre Lieferanten aufzufordern, Rechnungen elektronisch zu übermitteln, kann mit etwas Aufwand verbunden sein, aber Sie sollten es in Angriff nehmen. Seit vielen Jahren ist das für die Lieferanten gängige Praxis und die meisten Systeme können ohne weiteres Rechnungen direkt per E-Mail versenden.
Haben Sie bemerkt, dass manchmal einige Lieferanten eine Extra-Gebühr für die Abwicklung via Papierrechnung verlangen - eine völlig unnötige Ausgabe für das Unternehmen!
Manchmal ist es nur eine Sache der Gewohnheit, also melden Sie sich bei uns und teilen Sie uns mit, wie Sie in Zukunft Lieferantenrechnungen erhalten möchten. Wir helfen Ihnen dabei!
Und wenn es vielleicht neue Restriktionen gibt, wäre es dann nicht schön, nicht mehr in den Briefkasten schauen zu müssen? Eine digitale Abwicklung der Lieferantenrechnungen bedeutet auch, dass Sie die zeitaufwändige manuelle Postbearbeitung und damit die Kosten für Ihr Unternehmen reduzieren. Auch im Krankheitsfall und in Urlaubszeiten gehen Sie weniger Risiko ein.
Als Kontrollfreak, der ich zugegebenermaßen bin, möchte ich die Rechnungen schnell im ERP-System verfügbar haben, denn so habe ich die Kontrolle über Kosten wie auch alle anstehenden Zahlungen. Die Tatsache, dass die heutigen modernen Systeme in der Regel auch als Apps für Mobiltelefone verfügbar sind, erhöht meine Flexibilität, eingehende Lieferantenrechnungen zu prüfen, dann wann es mir passt.
Was einige beunruhigt, ist die in der Pandemie schwunghaft angestiegene Zahl von gefälschten Rechnungen. Trotz Standardprüfungen und Systemkontrollen ist es nicht immer einfach, betrügerische Rechnungen zu entdecken, und deshalb ist es wichtig, dass die Rechnungsprüfung wirklich immer durchgeführt wird.
Vergewissern Sie sich immer, dass es sich bei dem Sachverhalt, worauf sich die Rechnung bezieht, tatsächlich um eine Lieferung oder bezogene Dienstleistung handelt, die Sie bestellt haben. Eine fehlende Referenz kann ein Warnzeichen für eine Fake-Rechnung sein.
Der Lieferant ist mit ziemlicher Sicherheit ebenfalls neu, so dass er neu erfasst werden muss. Haben Sie immer ein "Vier-Augen-Prinzip" was zu prüfen ist, wenn Sie neue Lieferanten einrichten anhand einer Checkliste? Viele der betrügerischen Rechnungen ahmen heute sogar das Layout seriöser Unternehmen nach und sehen ziemlich echt aus, daher sollten Sie auch ein Augenmerk darauf haben, was Sie im ERP-System erfassen.
Das Funktionieren der internen Kontroll- und Freigabehierarchie ist ebenfalls wichtig, um Betrug zu vermeiden. Wenden Sie niemals nur das "Zwei-Augen-Prinzip" hierbei an - Rechnungen sollten immer von mindestens zwei verschiedenen Personen geprüft und freigegeben werden.
Manche Menschen empfinden es als stressig, wenn Mahnungen eintreffen und wollen die offenen Posten schnell begleichen. Denken Sie aber immer daran, dies nicht alleine auf Basis einer Zahlungserinnerung zu machen und wenn erforderlich erst eine Kopie der Rechnung anzufordern, damit Sie wissen, worauf sich die Mahnung bezieht.
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Haben Sie bedacht, dass mit einem Outsourcing-Partner die Anzahl der Augen, die Ihre Lieferantenrechnungen prüfen und kontrollieren, steigt und Sie sich dafür um andere Sachen kümmern können?
Wobei kann ein Outsourcing-Partner noch helfen?
Wenn Sie ein Unternehmen mit vielen Vertragslieferanten sind, kann ein Outsourcing-Partner den Großteil der Aufgaben in der Abwicklung von Lieferantenrechnungen übernehmen. Sie als Kunde sind dann meist häufig nur involviert wenn es zum Beispiel zu Abweichungen kommt oder Besonderheiten außerhalb der festgelegten Abläufe auftreten.
Die heutigen modernen EDV-Systeme verfügen über vielfältige Funktionalitäten, welche die Abläufe zum Beispiel in der Kreditorenbuchhaltung unterstützen. Wenn Sie derzeit noch ein älteres System im Einsatz haben, kann als Alternative die Einstellung eines „digitalen Mitarbeiters“ eine interessante Option sein. Welche andere Möglichkeit in diesem Falle auch in Betracht gezogen werden sollte: Anstelle ein eigenes System neu anzuschaffen und dafür Investitionen machen zu müssen nutzen Sie doch das System des Partners.
Die Durchführung von Kontrollen ist wichtig, um den Überblick zu behalten. Mit verbesserten und zudem noch digitalisierten Abläufen gewinnen Sie auch schneller die Kontrolle und Risiken werden minimiert.
Ich selbst freue mich nun auf den Frühling, wenn wir hoffentlich alle wieder ins Büro zurückkehren können. Wir müssen vielleicht ein paar neue Blumen und Pflanzen anschaffen, aber mein soziales Wohlbefinden wird sicherlich wieder aufblühen.
