Häufig gestellte Fragen zur Auslagerung von Administrationsaufgaben an einen spezialisierten Dienstleister

Wenn die Auslagerung von bestimmten Tätigkeiten im Verwaltungsbereich auf der Tagesordnung eines Unternehmens steht stellen sich erfahrungsgemäß viele Fragen, die von prozessualen Abläufen, über den (operativen) Belegfluss bis hin zu den hierfür anfallenden Einmal- und laufenden Kosten selbst reichen.

Wenn die Auslagerung von bestimmten Tätigkeiten im Verwaltungsbereich auf der Tagesordnung eines Unternehmens steht stellen sich erfahrungsgemäß viele Fragen, die von prozessualen Abläufen, über den (operativen) Belegfluss bis hin zu den hierfür anfallenden Einmal- und laufenden Kosten selbst reichen.

Hinsichtlich ihrer Häufigkeit in verschiedenen Projekten unterscheiden sich diese nicht wesentlich voneinander und sind oft auch unabhängig von Unternehmen und Branche. In diesem Blog möchte ich meine Erfahrungen und die häufigsten Probleme aus meinen Kunden-Aktivitäten mit Ihnen teilen.

Eine der häufigsten Fragen im Bereich Finanz- und Rechnungswesen ist, ob das Unternehmen in einem solchen Szenario zwingend seinen gesamten Finanzprozess auslagern muss oder ob es möglich und sinnvoll ist, es nur für bestimmte Teile an einen Dienstleister zu übertragen. Hierzu lautet meine Antwort, dass dies natürlich machbar ist und die Entscheidung hinsichtlich Umfang unter anderem von Ihren Bedürfnissen als Kunde abhängt. Sie als Unternehmen entscheiden, welche Aufgaben Sie an einen spezialisierten Partner auslagern möchten und welche nicht. Meine Empfehlung ist jedoch, dabei die Gesamtperspektive nicht zu vergessen, denn wenn ein Prozess zu sehr zerstückelt wird, kann die Effizienz verlorengehen.

Ein Thema, das in Besprechungen mit Kunden immer auf der Agenda ist, sind manuelle Prozesse. Besteht die Gefahr, dass diese die Möglichkeit der Auslagerung hinsichtlich der Geschwindigkeit verlangsamen oder sogar behindern?

Hierzu muss ich an dieser Stelle leider sagen, dass alles möglich ist! Manuelle Prozesse sind kein Hindernis für das Outsourcing; mit dem richtigen Partner eröffnen sich Möglichkeiten der Digitalisierung, Effizienz-Verbesserung und Weiterentwicklung. Die Reduzierung manueller Prozesse bedeutet mehr Sicherheit für jedes Unternehmen und lässt Sie nachts auch „ruhiger schlafen“. Aus meiner Erfahrung fehlt es jedoch nicht selten an dokumentierten Anweisungen und Beschreibungen für die manuellen Abläufe, was im Ergebnis zu einem zeitaufwändigeren Prozess in der Übergabephase führen kann.

Viele der Verantwortlichen in den Firmen, die ich treffe, haben Bedenken, dass sie bei der Auslagerung die Kontrolle über die Prozesse und Abläufe verlieren. Ich wage jedoch zu behaupten, dass mit dem richtigen Partner genau das Gegenteil eintreten wird. Zur Vermeidung von Missverständnissen konkretisieren Sie bitte auch die beiderseitigen To do’s und Verantwortungen entsprechend und verwenden Sie etwas Zeit dafür. Im Ergebnis wird dies zu mehr Sicherheit und auch dazu führen, dass die Aufgaben durch den Partner korrekt und pünktlich erledigt werden.

Viele unserer Kunden mögen Kontrolle! Und das tun wir auch und schaffen damit mehr Transparenz!

Eine andere Frage, die sich immer wieder stellt, ist: Wie hoch ist der Preis? Oft wird die Auslagerung an einen externen Partner als die billigere Lösung verkauft, aber einige, mit denen ich im Kontakt bin, sind besorgt, dass am Ende alles viel teurer wird.

Meine Antwort auf diese Frage lautet, dass die entsprechenden Kosten in Gänze von der Komplexität der Aufgabenstellung und Ihren Bedürfnissen abhängen.

Je weiter (geographisch) der Partner von Deutschland entfernt ist, desto mehr sinkt der vereinbarte Preis. Es gilt hierbei aber auch zu bedenken, ob sich die Entfernung in anderer Weise auf Sie auswirken könnte: Zeitunterschiede, Sprach- und Kulturunterschiede sind Faktoren, die bedeuten können, dass Sie im schlechtesten Fall Ihre Ressourcen aufstocken müssen, was sich auf Ihre Einsparungen auswirken könnte.

Welche Einsparungen sind realistisch: Unsere Erfahrungen zeigen, dass die Kosten unserer Kunden im Schnitt um mindestens 30 % gesenkt werden können.

Aber Outsourcing von Geschäftsprozessen bedeutet viel mehr als nur Kostensenkung. Mit dem richtigen Partner erhöhen Sie auch Sicherheit und Stabilität in den Prozessen und verringern gleichzeitig Ihre Anfälligkeiten in diesen Bereichen.

Erfahren Sie hierzu auch mehr auf unserer Homepage.

Viele Kunden möchten auch, dass die Migration der ausgewählten Prozesse schnell erfolgt, wenn die Entscheidung für eine Auslagerung gefallen ist. Doch was bedeutet „schnell“ für Ihr Unternehmen?

Die meisten Anbieter verfügen über einen gut strukturierten und funktionierenden Übernahmeprozess, der jedoch voraussetzt, dass auf Seite des Kunden wie auch des Partners entsprechende Ressourcen vorhanden und verfügbar sind. Gänzlich ohne diese funktioniert die Umsetzung aber tendenziell eher nur sehr schlecht. Es gilt daher zu berücksichtigen, wann Schlüsselpersonen mit Kenntnissen über die Aufgaben für die Übergabe zur Verfügung stehen.
Ein weiterer Faktor, der den zeitlichen Aspekt und ebenso auch die Kosten beeinflusst, ist die Verfügbarkeit der Systeme. Aufgrund meiner Erfahrung sollte die IT-Abteilung frühzeitig einbezogen werden, da die Verfügbarkeit der Applikationen und Anwendungen für die Umsetzung entscheidend ist.

Abschließend möchte ich betonen, wie wichtig es ist, dass Sie und Ihr Unternehmen sich über Ihre Erwartungen an den externen Dienstleister im Klaren sind. Betrachten Sie das Unternehmen als Partner. Dies ist ein entscheidender Faktor für ein erfolgreiches Outsourcing, bei dem eine enge und gute Arbeitsbeziehung zur Erreichung der gemeinsam gesetzten Ziele führen wird. Sie schaffen darüber hinaus damit auch das Fundament für die zielgerichtete Weiterentwicklung der Prozesse in der Zukunft, die aus meinen Erfahrungen in den Unternehmen selbst aus eigener Kraft eher nur schwierig umzusetzen sind.

Bitte lesen Sie hierzu auch unseren Leitfaden "Was ist von Ihnen im Rahmen der Auslagerung von Rechnungswesen- und Personalabrechnungsfunktionen zu beachten?“, in dem wir diese Thematiken detaillierter behandeln.