Sanoma, Marktführer im Bereich Medieninhalte und Lehrmittel, ist mit einem Umsatz von mehr als einer Milliarde Euro und rund 4 800 Mitarbeitern das größte Unternehmen Finnlands.
Die Firmenwurzeln reichen zurück bis ins Jahr 1889, als mit „Päivälehti“ die Vorgängerin der „Helsingin Sanomat“, heutzutage die auflagenstärkste und einflussreichste Tageszeitung Finnlands, gegründet wurde.
Heute ist Sanoma ein Unternehmen, das moderne Technologien mit großer Offenheit für neue Trends und Entwicklungen einsetzt und für das Daten und Informationen von unschätzbarem Wert für sein Geschäftsmodell sind. Der Umgang mit aktuellen und stets korrekten Informationen steht dabei im Fokus.
„Im Sommer 2018 haben wir im Rahmen einer Untersuchung herausgefunden, dass die manuellen Tätigkeiten in unserer Finanzabteilung durch Automatisierung effizienter gestaltet werden könnten. Gleichzeitig haben wir dabei untersucht, ob in anderen Abteilungen ebenfalls ein Bedarf für den Einsatz von Software-Robotern besteht", sagt Anu Vasara, die bei Sanoma Media Finland das Team für den Customer Sales Support leitet.
Die elfköpfige Abteilung war seinerzeit mit einer Vielzahl von manuellen Arbeiten beschäftigt einschließlich der Verarbeitung von Kundendaten im Zusammenhang mit Bestellungen. Das Team war arbeitstechnisch schon immer überlastet, und der Workload hat stetig zugenommen.
„Als wir gebeten wurden, uns an der Initiative für Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) zu beteiligen, haben wir dies ohne zu zögern getan, um auch von unserer Seite das Potential für Automatisierungen zu analysieren", erinnert sich Vasara.
Expertise und Erfahrung ausschlaggebend bei der Wahl des Partners
Sanoma untersuchte verschiedene RPA Software-Plattformen und hat sich dann für die Technologie von UiPath entschieden. Im Frühjahr 2019 wurde dann im Rahmen einer Ausschreibung ein Partner für den Aufbau der RPA-Lösung gesucht und ausgewählt. Die Wahl fiel dabei auf NORIAN, weil Sanoma darin den besten Anbieter gesehen hat, um basierend auf vorhandener Expertise und Erfahrung die kundenspezifischen Anforderungen umzusetzen.
In der ersten Phase der Zusammenarbeit hat das Entwickler-Team von NORIAN die Software-Infrastruktur für Sanoma in einer Cloud-Umgebung aufgebaut. Die neu erstellte Plattform wurde dann in der Folge genutzt, um auf der Grundlage gemeinsam erstellter Pläne Automatisierungs-Lösungen zur Verbesserung der Geschäftsprozesse zu entwickeln. Die Entwicklungsprojekte wurden so ausgewählt, dass ihr Nutzen entweder anhand qualitativer oder quantitativer Kriterien gemessen werden konnte.
„Zu Beginn der Aktivitäten haben wir uns zum Ziel gesetzt, die Geschäftsprozesse zu optimieren und die Qualität der von ihnen produzierten Informationen zu verbessern. Gleichzeitig ging es darum, manuelle Routinearbeiten zu reduzieren", sagt Dr. Damian Kedziora, IA Service Manager bei NORIAN, der von Anfang an in das Projekt involviert war.
„Diese gesteckten Anforderungen haben wir im Nachhinein betrachtet gut erreicht. Die Fähigkeiten von Sanoma zur Automatisierung von Abläufen haben sich während der Zusammenarbeit gut entwickelt", weiß Meri Kukkurainen, Leiterin des RPA Competence Centers von Sanoma zu berichten. Alle RPA-Entwicklungsprojekte von Sanoma wurden in ihrem Bereich zentralisiert.
Zusätzlich zu den RPA-Projekten mit den Software-Produkten von UiPath hat NORIAN den Kunden im Bereich Microsoft Power BI und Reportings mit anderen Microsoft Tools unterstützt.
„Im Bereich der Software für Robotergestützte Prozessautomatisierung passiert ständig eine Menge und es gibt eine Vielzahl von Neuigkeiten und Entwicklungen. Auch aus diesem Aspekt heraus ist es wichtig für uns, NORIAN als Partner zu haben, mit dem wir bei Bedarf neue Lösungen diskutieren und einführen können", sagt Kukkurainen.
RPA sorgt für eine Verbesserung der Datenqualität
RPA hat bei Sanoma die Datenqualität erheblich verbessert. Dies wurde durch den großflächigen Einsatz von Software-Robotern erreicht, welche vielfältige Aufgaben im Bereich des Customer Service, bei der Daten-Übertragung und -Formatierung zwischen verschiedenen Systemen wie auch im Reporting übernommen haben. Menschliche Fehler sind ausgeschlossen, da Daten – anders als in der Vergangenheit - nicht manuell zwischen Systemen kopiert werden müssen. Als weiteren Vorteil hat die Automatisierung auch die Durchlaufzeiten erheblich verbessert.
„Früher benötigten unsere Mitarbeiter für die Übertragung von Daten von Telemarketing-Partnern in das Sanoma ERP-System drei bis vier Stunden am Tag - heutzutage ist das hochgerechnet weniger als eine Stunde. Ebenso hatten wir in der Vergangenheit getrennte Abteilungen für die Bereiche Tageszeitung Helsingin Sanomat und die Zeitschriften – jetzt aber ist das zentralisiert und die Arbeit wird in einer Einheit mit viel weniger Ressourcen erledigt", sagt Vasara.
Die Mitarbeiter haben positiv geäußert, dass der Inhalt ihrer Tätigkeiten anspruchsvoller geworden ist, da mühsame manuelle Aufgaben durch die RPA-Technologie automatisiert wurden.
Erfahrene Mitarbeiter des Customer Service können sich daher nun auf andere Art und Weise an der Weiterentwicklung von Arbeitsabläufen beteiligen, da ihre Tätigkeit von sich wiederholenden manuellen Arbeiten befreit wurde. Die Mitarbeiter haben dadurch auch die Möglichkeit, ein breiteres Aufgabenspektrum zu erlernen, was ebenfalls zu einer anspruchsvolleren Tätigkeit beigetragen hat.
„Wir haben viele Ideen von Sanoma-Mitarbeitern erhalten, wie wir die Automatisierung nutzen können, um ihre Arbeit sinnvoller zu gestalten", freut sich Kedziora.
Engagement der Mitarbeiter ermöglicht Veränderungen
Ein erfolgreicher Wandel erfordert ein starkes Engagement der Mitarbeiter für die Veränderungen, welche die neue Arbeitsweise mit sich bringen wird.
„Unser Ansatz, bei dem das Entwickler-Team von NORIAN eng mit dem RPA-Analysten aus dem Team von Anu Vasaran und einem Vertreter unseres Competence Centers zusammenarbeitet, klappt für uns gut. Die Arbeitsteilung und Kommunikation funktioniert eigentlich immer", sagt Kukkurainen.
Der RPA-Analyst im Team ist dafür verantwortlich, mit denjenigen, deren Arbeit von der Automatisierung betroffen ist, im sehr engen Austausch zu stehen und die geplanten Änderungen aktiv an die Betroffenen zu kommunizieren.
„Zu Beginn gab es dieser Hinsicht natürlich Herausforderungen, aber nachdem wir mehrere Prozesse erfolgreich in die operative Umsetzung gebracht hatten, haben die Vorteile die Arbeit für die Betroffenen noch sinnvoller gemacht", sagt Vasara.
Sanoma hat zwischenzeitlich mehr als 20 Prozesse automatisiert, die nicht nur das Finanzwesen und die Abonnenten-Verwaltung, sondern auch das Personalwesen und die Beschaffung umfassen.
Ganzheitliche Realisierung im Nearshore Compentence Center
NORIAN hat die gesamte Automatisierung für Sanoma in seinem Nearshore RPA Competence Center in Polen realisiert. Dieser Ansatz gewährleistet unter anderem skalierbare Ressourcen, so dass für jedes Projekt immer genügend Fachwissen und Expertise vorhanden ist.
„Unsere Spezialisten sind hochqualifizierte erfahrene Software- und Prozess-Experten, jeder in seinem eigenen Bereich", sagt Kedziora mit Stolz, der selbst im Bereich Industrieökonomie an der Technischen Universität Lappeenranta promoviert hat und sich eingehend mit Software-Engineering beschäftigt.
RPA sorgt für schnellere Abarbeitung im Customer Service
Nachdem Kukkuränen nunmehr einige Jahre Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPPA) bei Sanoma eingeführt hat, hat sie eine klare Vorstellung davon, was hinter dem Erfolg steckt: „Wir haben ein funktionierendes Modell der Zusammenarbeit geschaffen, dass es uns ermöglicht hat, RPA in gleichmäßigem Tempo umzusetzen", sagt Kukkurainen.
Gute Beispiele für eine erfolgreiche Realisierung sind die auch die Automatisierung von Prozessen im Zusammenhang mit dem Versand fehlerhafter Rechnungen, der Aktualisierung von Kunden-Stammdaten und der elektronischen Rechnungsstellung. In diesen Bereichen können so monatlich über 2.000 Fälle automatisiert abgearbeitet werden, welches zu einer deutlichen Rationalisierung im Customer Service Prozess führt.
„In der Vergangenheit hatte der Customer Service Bereich zwei Wochen Zeit, um vorliegende Fehler abzuarbeiten und zu korrigieren. Jetzt erfolgt es täglich durch den Roboter mit der Folge, dass diese sehr zeitnah korrigiert werden. Der Software-Roboter erledigt auch viele weitere Dinge im Prozess, die früher manuell erledigt wurden", sagt Kukkurainen.
Gute Erfahrungen fördern neue Entwicklungen
Weil die Zusammenarbeit so gut funktioniert, werden weitere neue Themen realisiert und entwickelt: Aktuell befasst sich mit Projekten im Bereich Lieferanten-Stammdaten sowie Test-Abläufen im Bestellsystem.
„Im Bestellsystem testen wir regelmäßig bei jeder Versionsänderung bestimmte Aspekte. Diese tangieren viele der Implementierungen, die wir bereits mit RPA realisiert haben. Deshalb untersuchen wir, ob wir als eine weitere Entwicklung das Testen von Versions-Upgrades durch Software-Roboter unterstützen können", sagt Vasara.
Mit der Zusammenarbeit mit NORIAN ist Kukkurainen sehr zufrieden: „Es ist wichtig, für jedes Projekt ein eigenes Entwickler-Team zu haben, damit umfassendes Wissen über die betreffende Abläufe und deren Umsetzung erlangt werden kann. Das war und ist für uns ein kritischer Erfolgsfaktor und hat bei unserem Partner immer sehr gut funktioniert. Mit unserem Kooperations-Modell läuft es daher richtig gut ", so Kukkurainen abschließend.
