Covid-19 Pandemie deckt die Schwachstellen im Rechnungswesen auf

Das Finanz- und Rechnungswesen in vielen Unternehmen arbeitet noch immer isoliert von anderen Bereichen und abgeschirmt von neuen Entwicklungen und Innovation, an die sich alle anderen Teile der Organisation schon seit Jahren anpassen müssen. Mit der Covid-19 Pandemie offenbart dieser Rückstand mehrere Schwächen - Schwächen, welche im schlimmsten Fall die Existenz Ihres Unternehmens bedrohen können.

Digitale Werkzeuge und Hilfsmittel für modernere und effizientere Prozesse in den Kernbereichen des Unternehmens werden seit vielen Jahren entwickelt und implementiert. Sowohl das Management wie auch das operative Geschäft profitieren von immer besseren Abläufen und Echtzeit-Daten zur Entscheidungsunterstützung.

Leider partizipiert das Rechnungswesen in vielen Fällen nur selten an einer solchen Modernisierung - Prozesse werden weiterhin manuell abgewickelt und sowohl diese als auch der Zugriff auf Informationen hängen von der Anwesenheit bestimmter Personen ab.

Die Pandemie offenbart Transparenz

Die Corona-Pandemie deckt gravierende Defizite in den Abläufen des Finanz- und Rechnungswesens auf: Die Schwachstelle mit den größten Auswirkungen ist die mangelnde Fähigkeit, notwendige Tätigkeiten außerhalb der physischen Arbeitsplätze im Büro durchführen zu können. Wenn ein wichtiger Mitarbeiter aufgrund von Quarantäne oder erforderlicher Selbstisolation gezwungen ist, zu Hause zu bleiben, kommt die Erledigung seiner Aufgaben ins Stocken. Informationen und Wissen, das nicht dokumentiert ist und nur diese Person exklusiv hat, werden nur eingeschränkt verfügbar sein.

Eine einfache Aufgabe wie die Bearbeitung einer Rechnung kann nicht vom Home-Office aus erledigt werden, wenn es nur papierhafte Dokumente in der Kreditorenbuchhaltung gibt, welche per Hauspost zirkulieren und manuell abgezeichnet werden müssen.

Wie sind die Rollen und Aufgaben in diesem Bereich verteilt? Mangelnde Aufgabenteilung mit Kollegen und Delegation führen dazu, dass Aufgaben vielfach nicht erledigt werden können, wenn dezidierte Personen nicht im Büro sind. Des Weiteren sieht die Realität leider auch oft so aus, dass einige Themengebiete mit speziellem Know-how nur bestimmten Mitarbeitern vorbehalten sind. Hinzu kommt, dass die Dokumentation von Abläufen und Prozessen lückenhaft oder im schlimmeren Fall nicht existent sein kann. Das betrifft dann nicht mehr nur das Finanz- und Rechnungswesen, sondern kann die gesamte Firma angreifbar machen. Wir sprechen hierbei von einer ernstzunehmenden Gefahr für den operativen Geschäftsbetrieb wie auch die Liquidität des Unternehmens.

Selbstbestimmung über den Status quo des Rechnungswesens

Als verantwortliche Person für das Finanz- und Rechnungswesen sollten Sie sich mit diesem Thema auseinandersetzen, bevor es eskaliert. Ein empfehlenswerter Start hierzu ist eine Selbstbestimmung des eigenen Bereiches: Was ist der aktuelle Status quo? Haben wir Abläufe, Prozesse und Programme, die uns oder vielleicht die ganze Organisation verwundbar machen, wenn Mitarbeiter ihre Arbeit nicht vom Büro aus erbringen können?

Die Kernfrage lautet: "Haben wir diesbezüglich offene/nicht gelöste Themen?" Wenn Sie sich selbst um die notwendigen Lösungen kümmern wollen, geben Sie sich eine ehrliche Antwort auf diese Frage anstatt später im schlimmsten Fall "SOS zu funken" und sagen zu müssen: "CEO, wir haben ein Problem".

"Altmodische" versus moderne Prozesse und Technologien

Schauen wir uns an, wie Sie feststellen können, ob Ihre Abteilung zeitgemäß organisiert oder eher veraltet ist: Der traditionell organisierte im Vergleich zum modern und "state-of-the-art" aufgestellten Bereich.

Traditionell:

• Eingesetzte Technologien sind veraltet/nicht auf dem neuesten Stand und helfen nicht dabei, effizienter zu arbeiten;
• Es gibt zahlreiche Tätigkeiten, die nur von einzelnen Personen gemacht werden können;
• Mangelnde/unvollständige Dokumentation von Arbeitsabläufen und Prozessen;
• Elektronische Unterschriften sind nicht implementiert;
• Manuelle/papierhafte:
  • Einkaufsprozesse;
  • Rechnungsprüfung und Bearbeitung der Lieferantenrechnungen;
  • Abwicklung des Zahlungsverkehrs mit Kunden und Lieferanten.

Modern aufgestellt:

• Eingesetzte "state-of-the-art" Technologien basierend auf sicheren Cloud-Lösungen;
• Elektronische Abwicklung der relevanten Administrations- und Verwaltungsaufgaben (Einkauf & Beschaffung, Rechnungsverarbeitung, Zahlungsverkehr, Bankenabwicklung etc.) und entsprechende Freigabeprozesse (sofern noch erforderlich);
• Digitalisierte Personalabrechnung und Einsatz entsprechender Self-service Portale für die Belegschaft;
• Arbeitsabläufe und Prozesse im Unternehmen sind in elektronischer Form dokumentiert.

Kritische Erfolgsfaktoren für das "Upgrade" der Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen

Um eine gut aufgestellte Organisation zu erreichen, besteht einer der kritischen Erfolgsfaktoren darin, Prozesse sowohl von der Erbringung durch einzelne Personen als auch von physischen Standorten/Büros des Rechnungswesens unabhängig zu machen. Ein weiterer Ansatzpunkt dabei ist es, definierte Rollen und Verantwortungsbereiche zu etablieren, unterstützt durch Technologien, die in einer sicheren Cloud-Umgebung verfügbar sind.

Dies hat dann zwei Effekte zur Folge:

• Die verschiedenen Tätigkeiten und Aufgaben können (unabhängig) von mehreren Personen im Bereich durchgeführt werden und;
• die jeweiligen Personen können aus räumlicher betrachtet auch "von außerhalb" arbeiten zum Beispiel vom Home-Office oder von anderen externen Arbeitsplätzen.

Ein Beispiel ist die elektronische Abwicklung des Zahlungsverkehrs. Es gibt immer noch viele Finanzbereiche, in denen manuelle Unterschriften geleistet werden, die dann auch noch per Fax an die entsprechenden Banken gesendet werden müssen. Dies ist keine praktikable Methode, wenn man gezwungen ist, von zu Hause aus zu arbeiten, abgesehen davon, dass dies heutzutage nicht mehr sicher genug ist.

Das Gleiche gilt für den Bestell- und Beschaffungsprozess. Die Produktion kann zum Stillstand kommen, wenn das Unternehmen die Bestellvorgänge nicht abwickeln oder Rechnungen von Lieferanten nicht bezahlen kann.

Do-it-yourself versus Zusammenarbeit mit spezialisierten Partnern

Wie kann man also nun die erforderlichen Modernisierungen im Unternehmen durchführen? Die veränderten Prozesse und Arbeitsabläufe wie auch die notwendigen Technologien können Sie durchaus selbst implementieren; die interne Unterstützung hierfür wird sicherlich an vielen Stellen auch vorhanden sein. Allerdings kann es für Sie zur einer Herausforderung werden, ein solches Projekt in Zeiten zu stemmen, die für das Unternehmen ohnehin schon schwierig sind: Zur nachhaltigen erfolgreichen Implementierung erforderlicher Veränderungen müssen Sie das Change Management in Ihrer Organisation gut beherrschen, erforderliche Kompetenzen aufbauen, in entsprechende Technologien investieren und so weiter und so weiter.

Alternative: Ein bequemerer und vor allen Dingen einfacherer Weg ist die Zusammenarbeit und Auslagerung bestimmter Bereiche an einen spezialisierten externen Partner. Durch die Zusammenarbeit erhalten Sie Zugang zu Fachwissen über Geschäftsprozesse, effektivere Methodiken wie auch erforderliche technische Tools und Applikationen, ohne selbst hierfür eigene Investments vornehmen zu müssen. Es wird für Sie leichter, an Entwicklungen zu partizipieren und mit Ihrem Finanz- und Rechnungswesen up-to-date zu sein.

Und auch das ist wichtig: Sie brauchen nicht zu warten, bis die Pandemie vorüber ist - alle Aktivitäten können innerhalb der Covid-19 Situation gestartet und durchgeführt werden. Das Gros kann auf sichere Art und Weise via Web und Remote-Aktivitäten realisiert werden ohne dass dabei die notwendige menschliche Note verloren geht.

Zusammenfassend kann man sagen:

• Wenn es für Mitarbeiter in einem traditionell organisierten Rechnungswesen nicht möglich ist, physisch im Büro des Unternehmens zu arbeiten, können sie neben anderen Tätigkeiten auch nicht die Aufgaben erledigen, welches für andere Bereiche schnell zu einem Problem werden können;
• Dies kann leicht zu schwerwiegenden Konsequenzen führen: Wenn Sie nicht auf Rechnungen zugreifen, sie prozessieren und bezahlen können, werden Ihre Partner ihre Lieferungen einstellen und Ihre Produktion leidet; wirtschaftlicher Ärger ist hierbei ebenso vorprogrammiert;
• Ein Lösungsansatz besteht darin, die traditionelle Buchhaltung „aufzurüsten“ und sie mit moderneren Tools und Applikationen auszustatten, die über eine sichere Cloud verfügbar sind und damit auch den Weg für effizientere Abläufe und Prozesse ebnet. Das führt im Ergebnis dazu, dass Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben von überall aus erledigen können;
• Durch die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten externen Partner ist ein solcher Prozess weniger aufwands- und kostenintensiv; sie erhalten damit auch Zugang zu Kompetenzen und erforderlichen Technologien;
• Mit dieser Transformation trägt der Finanz- und Rechnungswesen Bereich nicht nur dazu bei, dass das Unternehmen die Zwänge von Covid-19 überlebt - es ist auch ein Prozess der langfristigen Zukunftssicherung und eine stabile Basis für weitere Aktivitäten wie beispielsweise Robotergesteuerte Prozessautomatisierung.

Sehen Sie sich in Ihrem Finanz- und Rechnungswesen mit einer ähnlichen Situation konfrontiert? Nehmen Sie noch heute Kontakt mit unseren Experten auf - je früher, desto besser.