In einem kleineren Unternehmen haben Sie selten ausschließlich Zeit dafür, nur der Manager für die Finanzen zu sein, sondern müssen sich auch um Personalaufgaben kümmern, Sitzungen der Geschäftsleitung vorzubereiten und fast schon eine Art „Hausmeister“ sein, weil es daneben noch einen ganzen Blumenstrauß vieler anderer sonstigen Aufgaben gibt.
Eine Folge davon ist zu wenig Zeit für die eigentlichen Kernaufgaben.
Der Alltag des CFO in solchen Unternehmen besteht oft auch aus dem Lösen von Aufgaben, die nicht unbedingt in den Bereich Finanz- und Rechnungswesen fallen. Dazu gehören neben Personal und IT auch Verwaltungsaufgaben, die mit dem Gebäude verbunden sind, in dem sich das Unternehmen befindet.
Eine typische Situation: Der Sonnenschutz an den Fenstern funktioniert nicht und die Mitarbeiter, welche ihre Arbeitsplätze am Fenster haben, äußern ihren Unmut. Die vermeintliche Beschwerde wird höflich formuliert, aber aus irgendeinem Grund wird sie per E-Mail an die verantwortliche Person im Finanzbereich als auch verantwortlich für die Verwaltung geschickt und dort „abgeladen“.
In der Regel – auch der lieben Mitarbeiterzufriedenheit willen - werden solche Anfragen meist nicht abgelehnt. Im Gegenteil, Sie wenden sich mit einer Anfrage an den Betriebsleiter des Gebäudes, der versucht, die Probleme mit dem Sonnenschutz zu beheben.
KOSTSPIELIGER ROLLENTAUSCH
Es liegt wohl in den Genen vieler Menschen im Finanzbereich, sich auch um das Wohlergehen der Kolleginnen und Kollegen kümmern zu wollen, egal ob es nun auf ihren Tisch gehört oder nicht. Auf der anderen Seite – so ist vielfach die (gelebte) Erfahrung - gibt es oft nur wenige, auf die man sich in solchen Situationen verlassen kann und so macht man es doch selbst weil man denkt, es geht ja auch viel schneller. Denn so ist es halt auch vielerorts: In einem Unternehmen mit überschaubarer Größe muss halt jeder seinen Anteil an den gemeinsamen Aufgaben übernehmen.
Aber es hat Konsequenzen, wenn man auf diese Weise ständig die Hüte wechselt und immer mehr große oder kleine Aufgaben außerhalb des eigentlichen Mandats übernimmt und letztendlich „auf zu vielen Hochzeiten tanzt“. Eine davon ist, dass die Unterstützung der Geschäftsbereiche in Finanz-Themen dadurch vernachlässigt werden (müssen).
Es ist von vornherein schon zeitaufwendig genug, um sicherzustellen, dass unter anderem• die Buchhaltung und die Konten auf dem neuesten Stand sind,
• Zahlungs- und andere Vereinbarungen erfüllt und eingehalten werden oder
• dass das interne und externe Berichtswesen innerhalb der definierten Fristen „geliefert“ wird und auf dem aktuellen Stand ist.
Wenn Sie alle diese „sonstigen“ Aufgaben wie mit dem Sonnenschutz noch nebenbei mit übernehmen, können sich Ihre eigentlichen Kernaufgaben verzögern. Dann gibt es möglicherweise in der Folge kein aktuelles Zahlenmaterial, welches sie üblicherweise den anderen Stellen im Unternehmen zur Steuerung des Geschäfts zur Verfügung stellen oder der Status quo der Liquidität ist verzerrt und entspricht nicht dem tatsächlichen Stand.
FINANZWESEN UND PERSONALABRECHNUNG HABEN VORRANG
Wie ergeht es Ihnen im Tagesgeschäft, wenn Sie sich eigentlich Zeit für die Finanz-Themen genommen haben? In meinem Job sehe ich oft Leute wie Sie, die mit den Themen in diesem Bereich wie Personal- und Reisekostenabrechnungen, Buchhaltung und Reporting schon ohnehin gut ausgelastet sind.
Und kaum ist der eine Monat abgeschlossen geht es wieder los mit der nächsten Periode...
FACHLICHE UNTERSTÜTZUNG UND ENTSCHEIDUNGSHILFE FÜR ANDERE BEREICHE
Daneben gibt es natürlich noch (buchhalterischen) Unterstützungsbedarf in anderen Abteilungen für beispielsweise Preiskalkulationen, Ermittlung von geplanten Abschreibungen für Neu-Investitionen oder Finanzanalysen. Diese Aufgaben sind nicht nur fachlich interessanter - sie sind auch eine erforderliche und wichtige Entscheidungshilfe für die weitere Entwicklung des Unternehmens.
Für solche fachlichen (Zusatz)Aufgaben werden Sie keine Zeit finden, wenn Sie in den Routine-Aufgaben gefangen sind, denn die Lieferanten müssen gezahlt werden, die Konten müssen abgestimmt und ausgeglichen sein etc.
UNTERSTÜTZUNG IN DER FINANZFUNKTION
Ein intelligenter Lösungsansatz zur Lösung dieses „Spagats“ zwischen Alltags- und Spezialthemen ist es, die Routineaufgaben der Buchhaltung an einen spezialisierten Dienstleister mit Expertise in diesem Bereich auszulagern: Ein fachlich kompetenter Partner kann die Personalabrechnung, die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen, Durchführung und Unterstützung bei der Fakturierung, Reisekostenabrechnungen etc. übernehmen. Dies umfasst dann nicht nur die Bearbeitung aller laufenden Geschäftsvorfälle im Einklang mit den jeweiligen Gesetzen und Vorschriften, sondern eliminiert auch gleichzeitig die Verwundbarkeit im Falle von Krankheit/Abwesenheit von Mitarbeitern und führt am Ende dazu, Sie für andere Themen „freizuschaufeln“.
MEHR ZEIT FÜR DIE WICHTIGEN FINANZTHEMEN
Das sollte im Ergebnis zu Zeitgewinn im Tagesgeschäft für Sie als Verantwortlicher für die Finanzen führen. Zeit, die intern für weitere Analysen und andere Hilfestellungen zur Unterstützung der anderen Unternehmensbereiche zur Verfügung gestellt werden kann.
Sie sollten sich aber auch wirklich auf andere Aufgaben konzentrieren und nicht wie bisher die Zahlen „von rechts nach links zu schieben“ - das können Sie Ihrem spezialisierten Partner überlassen, der dafür sorgen wird, dass die Buchhaltung die erforderliche Qualität hat und à jour ist. Supporten Sie stattdessen mit Ihrem Know-how und Ihrer Finanz-Expertise an den erforderlichen Stellen und sorgen Sie dort für Mehrwert. Das bedeutet auch Loslassen und davon Abstand nehmen, dass man die Buchhaltung nur selber erledigen kann weil ja die eigenen Abläufe und Routinen so speziell und weil ja die eigenen Zahlen so vertraulich sind.
TAGESAKTUELL UND IN ECHTZEIT
Ein zusätzlicher Vorteil für diejenigen, die mit Ihren Systemen im Finanz- und Rechnungswesen nicht so ganz auf dem neuesten Stand sind ist, dass ein kompetenter Partner Routineaufgaben schneller und effizienter mit modernen Systemen erledigen kann, die eine tagesaktuelle Buchhaltung sowie einen kontinuierlichen Überblick über alle Themen in Echtzeit bieten. Dies sorgt nebenbei auch dafür, dass Sie die Kosten für die eigene Buchhaltung nachhaltig senken können und damit auch einen Beitrag für eine bessere Rentabilität des Unternehmens leisten.
Bei der Einstellung des Sonnenschutzes und anderen Aufgaben, die Sie nebenbei erledigen müssen, können wir Ihnen leider nicht helfen. Aber lassen Sie uns in Kontakt treten, damit wir Ihnen im Tagesgeschäft Unterstützung geben können und Sie sich auf die wirklich wichtigen Themen konzentrieren können. Je schneller desto besser…
