Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter neu ins Unternehmen kommt dann gibt es viele Schritte im Onboarding-Prozess, die abgearbeitet werden müssen - vom Ausdrucken des Arbeitsvertrags über die die Beantragungen von entsprechenden Berechtigungen, Bestellungen von Computer Hard- und Software bis hin zur Erfassung der Stammdaten der betroffenen Person in den jeweiligen Systemen.
Nicht selten gibt es dabei auch zeitkritische Themen, die zwingend an Ort und Stelle sein müssen, wenn der neue Mitarbeiter seinen ersten Tag in der Firma hat.
Wenn Sie sich die verschiedenen Aktivitäten ansehen dann gibt es dabei eine Reihe von Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet und erledigt werden. Wäre es nicht erstrebenswert, wenn die Person , welche die Rekrutierung initiiert hat, einfach einen Start-Knopf drücken könnte und alles wie „von Geisterhand“ automatisch ablaufen würde?
In der Tat ist es durchaus möglich, diese Art von automatisierten Abläufen mit einer Reihe von Kontrollpunkten im Verlauf zu erstellen, was sowohl den HR-Mitarbeitern als auch allen anderen Beteiligten viel Zeit spart. Es reduziert auch das Risiko von Fehlern und die Gefahr von Verzögerungen, wenn die jeweilige Person nicht vor Ort ist oder nicht zeitgerecht fertig ist mit dem, was erledigt werden muss.
WIE FUNKTIONIERT AUTOMATISIERTES ONBOARDING IN DER REALITÄT?
Mit der heutigen RPA-Technologie ist es möglich, fortschrittliche Automatisierungen mit verschiedenen Software-Robotern zu erstellen. Die Aufgabe des Roboters ist es, die Nutzung und Handhabung der verschiedenen Systeme durch einen Menschen nachzuahmen - die zu automatisierenden Prozesse werden abgebildet und es wird definiert, wie der Roboter entsprechend agieren soll.
Beispielsweise kann der Roboter die erforderlichen Daten für die Einrichtung neuer Mitarbeiter in einer HR-Mailbox oder einem anderen System abrufen und Arbeitsverträge erstellen, die dann an die betreffende Person zur Unterschrift gesendet werden. Der Roboter überwacht dann ferner die rechtzeitige Rückgabe des Vertrages und verschickt bei Bedarf entsprechende Erinnerungen. Sobald der Vertrag unterzeichnet zurückgegeben wurde, kann die unternehmensinterne administrative Arbeit beginnen, um die Person in das Personalabrechnungs- und andere Systeme und Applikationen aufzunehmen. Der Roboter kann auch Aufträge für IT-Berechtigungen, Telefon, Computer usw. auslösen, sobald der Arbeitsvertrag unterschrieben ist. Er könnte sogar am Tag vor dem ersten Arbeitstag der Person einen Blumenstrauß beim Floristen bestellen.
Handelt es sich um einen größeren Prozess mit mehreren Teilprozessen, ist es sinnvoll, eine Reihe von Kontrollpunkten für den Roboter einzubauen, an denen ein menschlicher Mitarbeiter eine Teilfreigabe erteilt oder korrigiert, wenn sich zwischenzeitlich etwas geändert hat.
ZEITLICH UNABHÄNGIG UND FLEXIBEL
Der Roboter kann für die Ausführung von Aufgaben zu verschiedenen Zeiten eingeplant werden. Es ist auch möglich, ihn so zu programmieren, dass er zum Beispiel ein E-Mail-Postfach oder ein System kontinuierlich überwacht und Fälle bearbeitet, sobald sie eingehen. Bei der Programmierung des Roboters zur Ausführung der verschiedenen Aufgaben entscheiden Sie, wie und zu welchem Zeitpunkt er sich im Bedarfsfall bei seinen menschlichen Kollegen melden soll. Dies kann beispielsweise dann erfolgen, wenn bestimmte Schritte im Teilprozess abgeschlossen wurden oder ein zusammenfassender Bericht am Ende des Tages.
Der Roboter wird also „Seite an Seite“ mit seinen menschlichen Kollegen in der Personalabteilung zusammenarbeiten und, wie in diesem Beispiel, auch indirekt mit anderen Abteilungen des Unternehmens.
Klingt das für Sie nach Science Fiction? Ist es aber nicht. Die Technologie ist vorhanden, vielfältig erprobt und bereit für Sie zur Nutzung. Und viele Unternehmen setzen bereits automatisierte Onboarding-Prozesse ein, so dass es gute Beispiele gibt, von denen Sie lernen können, wenn Sie mehr hierüber erfahren möchten und nicht „bei Null“ damit anfangen müssen.
