Phantom Savings

Die Mitarbeiter sind alle an Bord und die Automatisierungen sind alle implementiert. Ihre internen Einsparungen daraus summieren sich auf über 300 Stunden. Alles super – oder nicht? Wäre da nicht die Rückmeldung aus dem zehnköpfigen operativen Team, welches keine Veränderung in der Arbeitsbelastung zurückmeldet. Was ist da los? Das ist nicht so ungewöhnlich wie Sie vielleicht denken mögen.

Wenn Sie nur geringe oder gar keine Auswirkungen der implementierten Automatisierung in der Finanz- und Rechnungswesen Abteilung feststellen, gibt es ein paar Dinge, die Sie tun können, um zu überprüfen, was Ihren Erfolg zunichtemacht - wenn es überhaupt einen Nutzen gab.

Um sicherzugehen, dass Sie das Problem wirklich an der Wurzel packen, kann die Bedeutung einer vollständigen Ursachenerforschung nicht unterschätzt werden. Sie wird im Ergebnis für Transparenz und Klarheit sorgen kann aber zeit- und kostenaufwendig sein. Ihre internen Analytiker sollten in der Lage sein, dies recht effizient zu tun, aber das bedeutet immer noch nicht, dass es schnell gehen wird. Zu wissen, wo man zuerst suchen muss, kann eine echte Zeitersparnis sein, und in den allermeisten Fällen gibt es nur ein paar Bereiche, in denen man beginnen kann und eine sehr hohe Chance hat, die richtige Stelle zu treffen.

Die Team-Zusammensetzung hat sich verändert

Gab es Änderungen in der Teamstruktur, sind neue Leute hinzugekommen oder haben welche das Team verlassen? Wenn Sie sich mitten in einem großen Automatisierungsprojekt befinden, können die Auswirkungen der Rotation in einem Team oft übersehen werden. Moral- und Motivationsverschiebungen gehören auch hierher, da sie die Arbeitsweise des Teams verändern (können). Wenn Sie Automatisierungen als "Kostensenkungslösung" angepriesen haben, kann dies die Effektivität und den Zusammenhalt des Teams auf eine sehr reale Art und Weise verändern und die Vorteile, die Sie vielleicht erwartet haben, auffressen.

Die Arbeit des Teams hat sich verändert

Überprüfen Sie auch mögliche Veränderungen in den Ergebnissen der Zeiterfassung. Stimmen Sie sich notfalls direkt mit den Personen ab, wenn Sie die Daten hierzu nicht vorliegen haben. Verbringen diese jetzt mehr Zeit mit den verbleibenden Aufgaben? Das könnte ein Fall für das "Parkinsonsche Gesetz" sein (wenn sie nicht sagen können, warum es jetzt länger dauert), aber positiv ist, dass sie sich jetzt auf diese Aufgaben konzentrieren können und nicht mehr Dinge unter Zeitdruck erledigen müssen und zur Fertigstellung "hetzen".

Im letzteren Fall sollten Sie die Qualität der Ergebnisse weiter untersuchen; wenn sie sich verbessert haben dann herzlichen Glückwunsch. Sie haben damit eine Anwendung zu "Konzentration auf wertschöpfende Arbeit" in der Praxis gefunden. Werden Aufgaben erledigt, die vorher nicht erledigt wurden, oder vielleicht in versteckten Überstunden (das heißt nicht erfassten Stunden)? Hervorragend! Sie haben ein nicht realisiertes Problem beseitigt. Ergänzender Weise sollten Sie vielleicht auch noch untersuchen, warum es vorher nicht bekannt war, aber trotzdem ist es ein Pluspunkt.

Die Arbeit des Teams hat sich nicht verändert

Dies verdient eine besondere Erwähnung: Die Prozesse und Aufgaben sind automatisiert, aber die Mitarbeiter erledigen oder berichten in der Zeiterfassung zumindest die Zeit für die meisten Dinge wie zuvor. Wenn sie die Zeit falsch berichten, haben Sie sowohl ein Vertrauens- als auch ein Führungsproblem. Für Mitarbeiter selbst kann es beängstigend sein, wenn das eigene Aufgabengebiet durch Automatisierung obsolet wird. Wenn Sie geplant haben, einige Mitarbeiter in einen internen Bereich für Automatisierungen zu versetzen, ist jetzt wahrscheinlich einer der letzten Gelegenheiten, um darauf zu reagieren, bevor das Vertrauen unwiderruflich verloren geht.

Ein weiterer Grund könnte auch sein, dass die Leute einfach nicht auf die Korrektheit der Automatisierung vertrauen und das, was bereits vom Software Roboter getan wurde, wiederholen oder neu überprüfen, besonders wenn es einen holprigen Start gegeben hat. Geben Sie ihnen eine "Schubs" in die richtige Richtung, aber achten Sie darauf, sie nicht von den Arbeitsergebnissen abzukoppeln. Die "Nicht meine Schuld"-Mentalität zerstört die Akzeptanz der Automatisierung und verbreitet sich, wie viele negative Meinungen, sehr schnell auch in der Organisation und auf andere Teams.

Überbewertete Vorteile

Ob absichtlich oder nicht, dies wird früher oder später möglicherweise auch passieren: Ein Team könnte den Nutzen einer Automatisierung "aufgebläht" haben, um eine höhere Priorität in der Implementierung zu erhalten. Das bedeutet, dass vielleicht die durchschnittliche Zeit für die Berechnung der Einsparungen verwendet wurde, während nur die einfachen Vorgänge automatisiert wurden. Wenn Sie derlei Dinge entdecken sind sie in der Regel relativ leicht zu korrigieren.

Das schwierigere Szenario tritt auf, wenn ein Prozess nur teilweise automatisiert ist, zum Beispiel 50 % der Vorgänge, aber die Schnittstelle(n) zwischen Automatisierung und Mensch/en oder die Aufteilung der Automatisierung über den gesamten Prozess manuelle Arbeitsschritte verursacht, die vorher nicht vorhanden waren.

Sie können den Übergang schaffen, indem Sie durch entsprechende Anpassungen die vorhandenen Lücken schließen und die Übergabeprozesse vereinfachen. Aber wenn es sich dabei nicht um einen bewussten Übergangszustand handelt, war der Nutzen der Automatisierung vermeintlich falsch. Akzeptieren Sie es, lernen Sie daraus, implementieren Sie Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen und machen Sie weiter. Gelernte Lektionen helfen; in einer Negativitätsschleife festzustecken tut es nicht.

Wie können Schwierigkeiten bereits im Vorfeld verhindert/minimiert werden?

Das Team, in dem Sie die Automatisierung einführen wollen, muss dafür involviert und sozusagen "an Bord" sein. Und damit meine ich nicht nur die Teamleiter oder Manager, sondern das Team als Ganzes. Ohne ein Team, welches Vertrauen in die Automatisierung hat, wird es ein harter Kampf sein - während es weder ein Kampf sein noch "hart" dabei zugehen sollte.

Als die für diese Veränderung verantwortliche Person müssen Sie einen Plan haben, in welcher Art und Weise, die sich aus der Automatisierung ergebenden Vorteile genutzt werden sollen. Und dieser Plan muss klar kommuniziert werden. Anstelle von Kürzungen bei den Ressourcen sollten Sie Neueinstellungen zurückhalten und interne Rotation betreiben. Wenn Sie Reduzierungen planen, tun Sie es schnell und definieren Sie damit die adjustierte neue Basis, damit die verbleibenden Team-Mitglieder sich keine Sorgen mehr machen und damit auch Ruhe einkehrt. Überprüfen Sie Ihre Nutzenberechnungen doppelt und achten Sie darauf, ob manuelle Aufgaben durch automatisierte ersetzt werden müssen.

Und nicht zuletzt: Passen Sie sich an. Wirtschaftlichkeitsberechnungen sind Prognosen. Sie werden in bestimmten Fällen Kurskorrekturen vornehmen müssen, um das Ziel zu erreichen. Je früher Sie akzeptieren, dass Änderungen notwendig sind, desto einfacher werden sie durchgeführt werden können - und es wird allen Beteiligten damit besser gehen.

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