NORIAN mottar en del spørsmål fra styremedlemmer og beboere i sameier og boligselskaper som følge av den ekstraordinære situasjonen vi befinner oss i. Dette er gjerne spørsmål knyttet til gjennomføring av møter, betaling av felleskostnader, planlagte vedlikeholdsprosjekter, forholdet til faste leverandører og generelle forholdsregler i sameiet/boligselskapet. Vi har derfor utformet en oversikt med en rekke spørsmål og svar rundt drift og håndtering av praktiske forhold under den pågående situasjonen.
Oversikten vil kunne være til god støtte for deg som styreleder eller styremedlem både for hvordan man skal håndtere den pågående situasjonen og i møte med usikre og bekymrede beboere.
Kan årsmøte eller generalforsamling avholdes elektronisk?
Verken eierseksjonsloven eller borettslagsloven åpner for å avholde fjernmøter på telefon eller andre elektroniske løsninger. Etter lov og vedtekter skal det avholdes fysiske møter. Det er dermed ikke anledning til å avholde årsmøte eller generalforsamling elektronisk.
Dersom dette ikke kan gjennomføres til planlagt tid, må møtet utsettes til et senere tidspunkt. Etter loven skal ordinært årsmøte eller generalforsamling gjennomføres innen utgangen av juni i inneværende år.
Kan styremøter avholdes elektronisk?
Fysiske møter bør begrenses av hensyn til smittefaren. Styret må ellers følge offentlige påbud og retningslinjer. Styremøter kan avholdes på telefon, videokonferanse som Skype og lignende.
Husk at styret skal i henhold til lov og vedtekter uansett må føre protokoll fra styremøtene.
Kan sameiet/boligselskapet slette, utsette eller redusere de månedlige felleskostnadene?
Enkelte styrer kan få henvendelser fra beboere som er permitterte eller er bekymret for økonomien i den kommende tiden, og som i denne forbindelse spør om muligheten for å slette, utsette eller redusere betaling av felleskostnader.
Felleskostnader bør betales i tråd med angitt forfall. Manglende betaling av felleskostnader vil kunne medføre manglende likviditet til å dekke løpende kostnader til drift og betjening av eventuell fellesgjeld. Dette kan få store konsekvenser for fellesskapet.
Hva med planlagte og varslede ekstraordinære felleskostnader?
Allerede planlagte og varslede ekstraordinære innbetalinger bør i utgangspunktet betales til forfall. Det kan dreie seg om å dekke avtalte vedlikeholdsprosjekter eller sikre nødvendig likviditet.
Styret bør kun tillate utsettelse dersom man kan utelukke at dette ikke kan medføre betalingsmislighold eller økonomisk tap for sameiet/boligselskapet.
Hva skjer dersom eieren av en bolig- eller næringsseksjon ikke kan dekke sine månedlige felleskostnader?
Ved manglende betaling av felleskostnader vil forretningsfører som vanlig følge opp med purring og eventuelt inkassovarsel. Manglende betaling av felleskostnader vil i ytterste konsekvens kunne føre til tvangssalg av leiligheten eller næringslokalet.
Sameiet/boligselskapet har førsteprioritets sikkerhet med inntil to ganger grunnbeløpet i Folketrygden (ca. kr. 200.000,-) for eventuelle krav mot eier.
Dekker sameiets/boligselskapets forsikring eventuelt tap som følge av den pågående situasjonen med koronaviruset?
Dekning av eventuelle tapte felleskostnader eller bortfalte leieinntekter inngår normalt ikke i sameiets/boligselskapets felles forsikring. Det har legalpant i leilighet eller næringslokale for eventuelle utestående felleskostnader eller andre krav mot eieren.
Man har imidlertid ikke den samme sikkerheten ved utleie av leilighet eller næringslokale. I en slik situasjon vil utleier (sameiet eller boligselskapet) kunne oppleve et stort inntektsbortfall som følge av driftsinnskrenkning eller konkurs hos leietaker.
Styret bør ta kontakt med sitt forsikringsselskap for avklaring av eventuell dekning av tapte leieinntekter og for øvrig følge opp egne leietakere tett i den pågående perioden.
Hvordan skal styret følge opp leverandører i den pågående perioden?
I utgangspunktet må styret kunne forvente at leverandører følger opp sine forpliktelser som normalt, dersom dette kan gjøres uten overhengende smittefare. NORIAN anbefaler at styret har en løpende dialog med sameiets/boligselskapets leverandører og avklarer leveranse og eventuelle opphold fortløpende.
Faktura for faste tjenester og leveranser bør betales som normalt i perioden, så får man heller komme tilbake til eventuelle avslag eller krediteringer i ettertid når forholdene har normalisert seg. Manglende betaling vil i verste fall kunne føre til konkurs for flere av sameiets/boligselskapets langvarige leverandører og samarbeidspartnere.
Bør planlagte prosjekter og vedlikehold utsettes?
Akutte utbedringer for å ivareta beboernes sikkerhet må prioriteres. Dersom hensynet til beboerne og entreprenørens ansatte kan ivaretas i tilstrekkelig grad, kan i utgangspunktet vedtatte større prosjekter og vedlikehold kunne gjennomføres som planlagt.
Det er imidlertid mulig at entreprenører vil utsette prosjekter for å hindre smittepredning.
Styret bør for øvrig være ekstra forsiktige med forskuddsbetaling til leverandører og entreprenører i den pågående perioden, da disse i ytterste konsekvens ikke vil være i stand til å levere eller risikerer å gå konkurs som følge av de ekstraordinære forholdene.
Kan det gjennomføres dugnader?
Dugnader med ansamling av folk bør unngås og kan normalt utsettes til et mer egnet tidspunkt når forholdene har normalisert seg.
Skal styret sjekke hvordan det går med beboere som de frykter er blitt syke?
Ved mistanke om alvorlig sykdom eller behov for akutt hjelp, bør styret kontakte de riktige offentlige etater.
Styret kan, dersom ønskelig, også banke på dører for å avklare forholdene. Fysisk kontakt bør imidlertid unngås, spesielt med personer i risikogruppen for koronaviruset.
Skal renhold av fellesareal gjøres oftere? Bør fellesvaskeri stenges?
Utgangspunktet bør igjen være å sikre en tilnærmet normal drift. Det vil være opp til styret å avgjøre om man ønsker å iverksette spesielle tiltak.
Økt frekvens på renhold av fellesareal vil neppe utgjøre noen stor forskjell.
Stenging av fellesvaskeri vil raskt kunne få negative konsekvenser for mange beboere. Styret bør, med oppslag og eventuell annen info, oppfordre til å følge gjeldende offentlige retningslinjer og anbefalinger.
Kan styrehonorar utbetales på forhånd av utsatt årsmøte/generalforsamling?
Som følge av utsatt ordinært årsmøte eller generalforsamling, vil også vedtak om og utbetaling av eventuelt styrehonorar forsinkes. Det kan ikke utbetales styrehonorar uten forutgående vedtak og godkjenning fra årsmøtet eller generalforsamlingen.
Mest sannsynlig vil man kunne vedta og utbetale styrehonorar innen fristen for avholdelse av ordinært årsmøte/generalforsamling den 30. juni.
Permittering av ansatte i borettslaget eller sameiet?
Sameiet/boligselskapet bør ta sikte på så normal drift som mulig. Dette innebærer at vaktmester vil kunne gjennomføre sine oppgaver, så lenge det ikke er risiko for smitte. Av hensyn til å begrense smittefare, kan det være aktuelt begrense tilstedeværelse i sameiet eller borettslaget til det som er strengt nødvendig for å opprettholde driften.
For at permittering skal kunne benyttes, kreves det saklig grunn. Et sameie/boligselskap vil normalt kunne opprettholde samme inntektsnivå og økonomi på tross av de pågående ekstraordinære forholdene. Behovet for permittering vil dermed ikke være like presserende som for andre bedrifter med reduserte inntekter.
Permittering vil derfor normalt kun bli aktuelt dersom den ansatte på grunn av forholdene ikke kan gjennomføre sine faste og nødvendige arbeidsoppgaver over en lengre periode.
USIKKER PÅ VEIEN VIDERE?
NORIAN er her for å støtte og bistå i den pågående ekstraordinære situasjonen vi befinner oss i. Ikke nøl med å ta kontakt med sameiets/boligselskapets kontaktperson ved spørsmål eller behov for bistand.
