"Mit NORIAN als Partner hat Norsk Gjenvinning die Qualität und das Management von Finanzprozessen durch den Einsatz neuer Technologien und den Zugang zu Fachwissen verbessert, das bisher nicht verfügbar war", sagt CFO Paal Skoe.
Norsk Gjenvinning ist eine Unternehmensgruppe, welche mit verschiedenen Unternehmen in Skandinavien im Bereich Recycling- und Umweltdienstleistungen tätig ist. Im Rahmen von Geschäftswachstum durch Akquisitionen wurden ebenfalls verschiedene IT-Plattformen übernommen und es wurde zu einer Herausforderung, notwendiges Knowhow sowohl in SAP, Xledger, Visma als auch in einer Reihe kleinerer Systeme zu haben bzw. vorzuhalten.
„Die Finanzprozesse wurden in der Vergangenheit von einem internen Finanzbereich abgewickelt, welcher als separate Gesellschaft in der Gruppe organisiert war. Die Weiterentwicklung der Prozesse funktionierte für einige Bereiche aber nicht für alle. Die internen Herausforderungen dabei lagen sowohl in der Kapazitäts- als auch in der Kompetenzentwicklung. Wir hatten die Notwendigkeit, die Abläufe zu standardisieren, erkannten jedoch, dass Norsk Gjenvinning, dessen Kerngeschäft in der Abfallwirtschaft liegt, sich nicht auf die Buchhaltung spezialisieren sollte. Aus diesem Grund haben wir uns dazu entschlossen, diese Dienstleistungen von jemandem erbringen zu lassen, der diesen Bereich als seinen Kernbereich definiert hat.“
Paal Skoe erklärt die Motive für die Suche nach einem Partner für das Outsourcing von Finanz- und Rechnungswesen:
Kriterien für das Outsourcing
„Der Prozess begann Ende 2018 mit dem Ziel, einen Dienstleister zu finden, der den skandinavischen Markt bedienen kann. Darüber hinaus ging es auch um Fachwissen in den verschiedenen gesetzlichen Vorschriften, Unterstützung bei der Weiterentwicklung der Finanzfunktionen wie auch der Optimierung der Routinen“ sagt der CFO.
In diesem Auswahlverfahren wurden drei Lieferanten verglichen und bewertet.
„Wir haben einen Outsourcing Partner in einer bestimmten Größe gesucht, der unsere Herausforderungen bewältigen kann“ sagt Paal Skoe.
Die Hauptkriterien dabei waren:
- Kompetenz und Erfahrung in der Arbeit mit verschiedenen IT-Systemen;
- umfassendes Knowhow in der Buchhaltung;
- Kenntnis der Rechnungslegungsvorschriften in Skandinavien;
- professioneller Partner für eine längerfristige Zusammenarbeit über mehrere Jahre sowie ein angemessener Preis.
Die Wahl fiel in diesem Auswahlprozess auf NORIAN, weil dieser Dienstleister über die genannten Kriterien hinaus den Eindruck hinterlassen hat, ein Partner zu sein, der die Gesamtzusammenhänge erkennt und am besten zur Weiterentwicklung wie auch Qualitätssteigerung beitragen kann.
"Der Preis spielte natürlich auch eine wichtige Rolle und NORIAN war auch dort ebenso wettbewerbsfähig - aber Qualität und Kompetenz waren die ausschlaggebenden wichtigsten Kriterien", sagt Skoe.
CFO Paal Skoe, Norsk Gjenvinning
Umfassendes Outsourcing
Norsk Gjenvinning wollte eine umfassende Reihe von Prozessen an einen Partner auslagern:
- Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung,
- Anlagen- und Bestandsbuchhaltung,
- Lohn- und Gehaltsabrechnung,
- Stammdatenverwaltung,
- Hauptbuchhaltung.
Die Aufgaben wurden der Reihe nach migriert, aber es sind umfangreiche Prozesse für viele Gesellschaften der Unternehmensgruppe. Daher sind die Migrationen aktuell noch nicht für alle Unternehmen und Prozesse abgeschlossen.
„Das ist völlig normal, da es Teil der Transformation ist, in der wir uns aktuell befinden“ sagt Skoe.
In den personalintensiven Bereichen ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung bei Norsk Gjenvinning sehr komplex. „Wir sind ein etwas komplizierter Fall mit 1.600 Mitarbeitern und sehr viel verschiedenen Lohn- und Gehaltsmodellen“, illustriert er.
Zusammenarbeit bei der Planung
Der eigentliche Prozess der Auslagerung und Migration der meisten Finanzaufgaben war ein umfassender Prozess, der von beiden Seiten Anstrengungen erforderte.
„NORIAN hat einen dezidierten Projektmanager zur Verfügung gestellt und wir mussten das Gleiche tun. Gemeinsam übernahmen beide Parteien die "Führung" für ihre jeweiligen Aktivitäten und bereiteten einen Plan für das Outsourcing vor“ sagt Paal Skoe.
Diese Arbeit fand sowohl „zu Hause“ in den entsprechenden skandinavischen Ländern als auch mit den Spezialisten im Nearshoring Center von NORIAN in Vilnius, Litauen, statt.
Im Mittelpunkt des Migrationsplans stand die zeitgerechte Übergabe der verschiedenen Prozesse. Nachdem NORIAN mit den entsprechenden Aufgaben und Systemen vertraut gemacht worden war, konnte man diese übernehmen.
Paal Skoe ist vom Tempo dabei überrascht: „Es ging alles relativ schnell, was sowohl auf ein hohes Maß an Kompetenz als auch sehr erfahrene und versierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen deutet“ sagt er.
Intelligentere Abläufe und geringere Kosten
Nach etwas mehr als einem Jahr operativer Zusammenarbeit kommt der CFO zu dem Schluss, dass NORIAN die Anforderungen erfüllt hat.
„Ich selbst war nur minimal an der Umsetzung beteiligt. Es versteht sich von selbst, dass die Personen bei NORIAN entsprechend zwischen ihrem Team und unseren Schlüsselpersonen bei Norsk Gjenvinning interagieren. NORIAN war sehr innovativ bei der Prozessverbesserung. Entweder sind wir mit Wünschen an sie herangetreten oder sie kommen mit ihren eigenen Vorschlägen auf uns zu. Wir führen einen kontinuierlichen Dialog darüber, was anders und intelligenter gemacht werden kann, um effizienter zu werden. Dadurch stellen wir auch fest, dass immer mehr Aufgaben dem Outsourcing Partner überlassen werden können wie zum Beispiel die monatliche Berichterstattung und die Entwicklung von RPA für unsere Prozesse“ sagt Skoe.
„Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) bedeutet für uns, dass Routineaufgaben automatisiert und von Software Robotern ausgeführt werden. NORIAN ist Spezialist für RPA Entwicklungen und Implementierungen, welche eine höhere Qualität und schnellere Prozessabläufe zur Folge haben.
Diese Verbesserungsarbeit erfordert natürlich auch ein wenig Engagement und Arbeit von uns, aber NORIAN legen den Grundstein hierfür selbst. NORIAN führt interne Lean-Aktivitäten durch, bevor man sich zu einem Workshop mit uns trifft, um neue Methoden und bessere Prozessabläufe zu diskutieren und zu verabreden, welche die Qualität steigern und die Kosten senken“ sagt der CFO.
Bessere Qualität des Factorings
Die umgesetzten Qualitätsverbesserungen hatten sichtbare Auswirkungen. Norsk Gjenvinning nutzt sehr stark Factoring bei der Abwicklung seiner Kundenforderungen war jedoch mit dem Reporting und der Aktualität der Daten im Debitorenbereich nicht zufrieden. Welche Zahlungen waren tatsächlich eingegangen? Die Probleme in diesem Bereich wirkten sich so stark auf die Bilanz aus, dass auch die Abschlussprüfer damit nicht zufrieden waren. Nach dem ersten Jahr der operativen Zusammenarbeit mit NORIAN waren hingegen die Routinen geklärt und festgelegt worden. In seinem Prüfungsbericht konnte der Abschlussprüfer feststellen, dass sich die Qualität erheblich verbessert hat.
„Der Wirtschaftsprüfer lobt NORIAN ausdrücklich sehr für die gestiegene Qualität in der Debitorenbuchhaltung für die Gruppe“ betont Paal Skoe.
Downsizing
Es ist unvermeidlich, dass ein solches Outsourcing von Finanzfunktionen Konsequenzen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf der Kundenseite hat.
„Unsere interne Dienstleistungsgesellschaft wurde im Zuge dieses Prozesses geschlossen, was bedeutete, dass 15 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter freigesetzt wurden. Wir haben diesen Prozess sehr ernst genommen und dafür gesorgt, dass diese Personen gute Chancen haben, um an anderer Stelle ihren beruflichen Werdegang fortsetzen zu können“ sagt Skoe.
Das Downsizing erfolgte stufenweise während NORIAN immer mehr Aufgaben übernommen hat. In der Praxis waren die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach der Übertragung ihrer Tätigkeiten auf den Partner bis zum Ende ihrer Beschäftigung freigestellt. Viele von ihnen haben in kurzer Zeit neue Jobs bekommen.
Auch hier spielte NORIAN eine wichtige Rolle.
„Sie schienen Profis in diesem Prozess zu sein. Jetzt waren wir es, die den Job des Downsizing initiieren mussten, aber NORIAN arbeitete auf operativer Ebene eng mit den betroffenen Personen zusammen, welche bisher die entsprechenden Aufgaben erledigt hatten. Hier hat der Outsourcing Partner dafür gesorgt, dass die Implementierungs- und Migrationsphase gut verlaufen ist“ sagt er.
Partner
Nach anderthalb Jahren Planung, Implementierung und operativem Betrieb hat NORIAN die Verantwortung für die meisten Finanzprozesse in der komplexen Organisation von Norsk Gjenvinning übernommen. CFO Paal Skoe fasst zusammen:
„Ich erlebe NORIAN mehr als Partner als nur als Anbieter von Outsourcing Dienstleistungen“.
Über Norsk Gjenvinning
Norwegens größter Anbieter von Recycling- und Umweltdienstleistungen ist in den Bereichen Abfallwirtschaft, Industriedienstleistungen, Haushaltsrenovierung, Abbrucharbeiten, Umweltsanierung und Vernichtung von sensiblen Materialien tätig:
- Abwicklung von jährlich 1,8 Millionen Tonnen Abfall für rund 44.000 Kunden;
- 600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erwirtschaften einen Umsatz von 6 Mrd. NOK;
- über 50 Niederlassungen in Norwegen. Hauptsitz der Unternehmensgruppe ist in Lysaker in der Nähe von Oslo.
- Zur Gruppe gehören weitere Unternehmen in Schweden, Dänemark und Großbritannien.
