Heinrich Schmid hat die Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) von NORIAN erfolgreich in sein Dienstleistungsportfolio eingebunden

Die Unternehmensgruppe Heinrich Schmid aus dem baden-württembergischen Reutlingen ist ein führender Komplettanbieter für Handwerksleistungen. 

Klassischer Innenausbau mit Trockenbau oder Fliesen zählen ebenso zu den Leistungen wie technische Arbeiten rund um Brandschutz oder Betonsanierung.

An über 150 Standorten in Deutschland, Österreich, Frankreich, Spanien (Mallorca) und der Schweiz sind heute über 5.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tätig.

„Sich mit fortschrittlichen Technologien und Methoden zu beschäftigen ist seit jeher fest in der Unternehmensphilosophie verankert und somit Teil der DNA von Heinrich Schmid. Prozessoptimierung und die Reduzierung von Durchlaufzeiten sind daher ein Dauerthema - der erste Anstoß zu Robotergesteuerter Prozessautomatisierung (RPA) kam durch den Senior-Gesellschafter“ so Stefan Saalmüller, Projekt-Verantwortlicher für RPA im Unternehmen.

Heinrich Schmid ist wie viele andere Unternehmen von dem aktuellen Fachkräftemangel betroffen und so hat man sich im Frühjahr 2019 intensiver mit der Nutzung von Robotergesteuerte Prozessautomatisierung auseinandergesetzt. „Verschiedene Kernprozesse (zum Beispiel Geschäftspartner-Prüfung und -Anlage) liefen zum damaligen Zeitpunkt über Systemgrenzen hinweg. Prozess-Schritte verteilten sich damit auf unterschiedliche Systeme mit allen damit verbundenen Nachteilen“ weiß Stefan Saalmüller zu berichten. „In der Folge haben die wiederkehrenden Prüfprozesse überdurchschnittlich stark die vorhandenen Personalressourcen beansprucht und wir sahen uns mit der Fragestellung konfrontiert, wie nachhaltig Entlastung geschaffen werden kann.“

Im Rahmen der durchgeführten Untersuchungen gelangte man zu der Erkenntnis, dass erforderliche Veränderungen in der bestehenden System-Landschaft nur zeit- wie auch kostenintensiv realisiert werden können. Als Pendant und mögliche Lösungsalternative hierzu wurde daher der Einsatz von RPA als Brückentechnologie diskutiert mit dem Ansatz, damit sowohl schneller als auch kostengünstiger im Vergleich zu klassischer Softwareentwicklung die vorhandenen Probleme zu lösen und die Prozesse zu beschleunigen.

Expertise und Erfahrung ausschlaggebend bei der Auswahl von Technologie und Partner

Bei der Suche nach der am besten geeigneten Technologie und des Dienstleisters führte das Projekt-Team bei Heinrich Schmid Gespräche mit mehreren Anbietern im Bereich Robotergesteuerte Prozessautomatisierung und eigene Recherchen zu diesem Themenkomplex durch (unter anderem welche Anbieter gibt es, welche Software setzen sie ein, wie verbreitet sind die RPA-Tools im Markt und bei anderen Firmen?). Im Ergebnis hat man sich für die Produkte von UiPath entschieden.

„Das methodische Vorgehen von NORIAN (Briefing, Workshop, Bewertung der Prozesse mit Projektvorschlag und Ermittlung eines Business Case) wie auch die jahrelange Erfahrung und Partnerschaft als einem der ersten Anwender der UiPath-Software haben bei uns den Ausschlag für die Auswahl von NORIAN gegeben“ erinnert sich Stefan Saalmüller an den Beginn der Zusammenarbeit.

In der ersten Phase hat das Entwickler-Team von NORIAN drei Prozesse im Bereich Personalwesen (automatisierte Prüfung Entgeltfortzahlung, Fehlzeitencheck im Monatsreporting in SAP, Archivierung von Personaldokumenten) als RPA-Lösung realisiert.

„Auf Kundenseite war neben einem positiven Business Case für die Auswahl der initialen Prozesse ausschlagegebend, dass möglichst schnell und nachhaltig Entlastung in den Fachbereichen realisiert werden konnte“ sagt Johann Huhn, IA Service Manager bei NORIAN, der von Anfang an in das Projekt involviert war und als verantwortlicher Projekt Manager auch die Implementierung geleitet hat. Die innerhalb kurzer Zeit erreichten Ergebnisse (nach Projektstart mit initialer „Deep Dive“ Analyse der zu automatisierenden Prozesse erfolgte der Go Live der entsprechenden RPA-Lösungen bereits nach etwas mehr als fünf Wochen) haben die gesetzten Erwartungen erfüllt: Im Bereich HR musste kein zusätzliches Personal eingestellt werden und es wurden freie Kapazitäten für das Kerngeschäft geschaffen.

Ansätze für neue Automatisierungen werden in den Fachbereichen generiert

Die positiven Erfahrungen mit RPA im Personalbereich haben dazu geführt, dass weitere Fachbereiche Interesse an der Lösung bekundet haben. So konnten in der nächsten Phase ein Prozess im Bereich Stammdaten (Kundenbestätigung – Prüfung der korrekten Anlage der Neu-Kunden), drei Prozesse im Bereich Rechnungswesen (Debitorensichtkontrolle - Prüfung der korrekten Abrechnung; Interne Faktura – Archivierung der internen Abrechnungen; Änderung der Kalkulation der Zuschlagssätze in SAP) sowie ein Prozess im Bereich Angebotserstellung zur zukünftigen Erledigung durch die RPA Software automatisiert werden.

Die Reputation des Software Roboters im Unternehmen hat sich dadurch sehr positiv entwickelt wie Stefan Saalmüller zu berichten weiß: „Robotergesteuerte Prozessautomatisierung wird im Unternehmen immer stärker als ein Werkzeug zur Problemlösung wahrgenommen und mit in entsprechende Überlegungen eingebunden, wenn es darum geht, die Ressourcen bestmöglich einzusetzen beziehungsweise sie soweit möglich von Routine-Aufgaben zu entlasten. “.

Johann Huhn ergänzt mit seinen Wahrnehmungen auf Kundenseite: „Die positive Grundhaltung gegenüber einem Software Roboter hat auch dazu geführt, dass er mehr und mehr als Hilfe im Tagesgeschäft und weniger als Bedrohung des eigenen Arbeitsplatzes angesehen wird“.

Gute Zusammenarbeit fördert die weitere Entwicklung

Heinrich Schmid nutzt die RaaS-Lösung (Robots-as-a-Service) von NORIAN, bei welcher sowohl die technische Infrastruktur wie auch die Software Roboter beim Dienstleister installiert sind und dem Kunden als Komplett-Lösung zur Verfügung gestellt werden. Für Zwecke des Monitorings der laufenden Anwendungen wie auch zur kontinuierlichen Roboter-Auslastungsanalyse unterstützt NORIAN den Kunden mit einem speziellen „RPA Dashboard“ wie auch entsprechenden Reportings mit Microsoft Tools.

„Im Bereich RPA herrscht eine ziemliche Dynamik – es passiert in kurzer Zeit ziemlich viel mit einer großen Anzahl von Entwicklungen und anderen neuen Dingen. Aus diesem Aspekt heraus ist NORIAN für uns der kompetente Partner auf Augenhöhe, mit dem wir bei Bedarf neue Lösungen diskutieren und zum Einsatz bringen können", äußert sich Stefan Saalmüller über die Zusammenarbeit.

Auf Basis der über Ländergrenzen hinweg gut funktionierenden partnerschaftlichen Zusammenarbeit (Entwicklung und Maintenance erfolgen durch das NORIAN Competence Center in Polen) werden derweil weitere Anwendungsbereiche diskutiert und ausgearbeitet: Im Rahmen einer internen „Roadshow“ in der Verwaltung konnte das Bewusstsein für RPA bei der Belegschaft weiter gesteigert und neue Ideen für Automatisierungen in den Fachbereichen generiert werden.
Das Ergebnis hieraus: NORIAN hat für Heinrich Schmid einen weiteren Software Roboter implementiert, um damit einerseits die bestehenden Zeitfenster zu entlasten sowie neue freie Slots für weitere Prozesse zu schaffen.

Zeitliche Überlappungen in den Prozessen, die vom Roboter abgewickelt werden, sind somit kein Engpass mehr, da parallel gearbeitet werden kann.